Riche de 350 ans d’histoire, le groupe Saint-Gobain comprend aujourd’hui près de 900 filiales réparties en trois pôles d’activités : Matériaux Innovants, Produits pour la Construction et Distribution Bâtiment. À partir de 2008, le groupe a décidé de créer des centres de services partagés (CSP) afin de centraliser, harmoniser et simplifier les processus comptables (comptabilité générale, fournisseurs et clients) de ses entités réparties dans le monde entier. Ces CSP ont depuis été créés dans 25 pays, d’où est traitée la comptabilité de 629 entreprises du groupe.
Pour assurer la clôture comptable de fin de mois, chacun d’entre eux dispose de ses propres outils. L’existence d’une multiplicité d’ERP (ou de différentes versions d’un même ERP) a longtemps empêché ce processus d’être mené à bien de manière harmonieuse et synchronisée. Jusqu’ici, chaque CSP préparait en effet ses justifications de comptes à sa manière et la soumettait ensuite pour validation à qui de droit. Ce processus – en grande partie manuel et reposant encore sur du papier -, en plus d’être très chronophage, complexifiait les exigences de traçabilité et d’exactitude formulées par les auditeurs internes et externes, et recherchées par les équipes comptables.
« À partir de 2010, après avoir mis en place notre réseau de CSP, nous nous sommes attelés à leur animation et à l’amélioration de leur efficacité. Plusieurs axes ont été identifiés : automatisation et dématérialisation de la comptabilité fournisseurs, automatisation de la comptabilité client et de la comptabilité générale. De manière globale, nous cherchions à améliorer et uniformiser toutes nos opérations de justification et de contrôle interne des comptes » témoigne Pascal Perrier-Gustin, directeur des centres de services partagés et projets d’organisation financière du groupe Saint-Gobain. « En d’autres termes, notre objectif était de standardiser nos processus comptables en passant à l’électronique, afin de renforcer le contrôle interne, d’accélérer la clôture mensuelle et, au final, d’améliorer la relation entre les CSP et les clients concernés. »
Uniformiser les processus comptables
Restait à trouver l’outil qui allait permettre aux CSP d’atteindre ces objectifs. Finalement, Saint Gobain a opté pour BlackLine Finance Controls & Automation dans tous ses CSP. Aujourd’hui, la plateforme est utilisée par près de 2000 collaborateurs du groupe – comptables, directeurs financiers, contrôleurs de gestion des entités clientes ainsi que par des auditeurs externes. Elle permet d’actualiser tous les mois la balance comptable tout en offrant des fonctionnalités d’automatisation et d’organisation des différentes tâches de clôture.
«En une quinzaine de jours, nous avons été capables de déployer la solution au sein d’un premier CSP (c’est-à-dire pour une quinzaine d’utilisateurs), via deux sessions de formation Webex. Nos utilisateurs peuvent également consulter des formations en ligne sur le site de BlackLine, ou, si besoin, s’adresser directement au service support. En moyenne le déploiement complet d’un CSP a demandé environ 6 mois», indique Pascal Perrier-Gustin.
Au-delà de l’harmonisation et de l’automatisation des processus de justification de comptes. La société bénéficie aussi «d’un niveau de traçabilité intégral qui nous aide à répondre aux demandes des audits interne et externe (qui ? quand ? etc.)». La plateforme Finance Controls & Automation offre en effet un accès rapide aux informations, permettant de suivre le processus de justification et d’évaluer son avancée.
Parallèlement, la solution aide les commissaires aux comptes à travailler plus vite et plus efficacement, ce qui a une incidence certaine sur la maîtrise des coûts comptables. «Si, à l’origine du projet, notre objectif n’était pas uniquement de réduire nos coûts, force est de constater qu’il nous a tout de même permis de le faire en contribuant à la réduction de nos coûts d’audit ! Les coûts d’impression papier et de stockage de l’information ont également diminué, mais, d’une manière globale, le principal apport de BlackLine a été de nous aider à adopter une attitude de type « Lean » au niveau de notre comptabilité générale, et à nous assurer que les processus réalisés par chacun de nos CSP l’étaient de la manière la plus fluide possible, avec un minimum de tâches et au moment le plus opportun», affirme encore le responsable.
S’il considère qu’il est difficile de chiffrer précisément les gains générés, le responsable se réjouit du retour positif des acteurs concernés : «Les directeurs de CSP sont satisfaits car ils sont désormais en mesure d’harmoniser les méthodes de justification de comptes et de mieux préparer leur clôture financière. De même, les DAF des sociétés clientes du groupe apprécient la solution car elle les aide à mener à bien leur mission de suivi et de contrôle des justifications de comptes, et elle leur facilite la tâche pour leur revue bilancielle. L’audit interne bénéficie également de l’homogénéisation des processus, ainsi que les commissaires aux comptes pour qui un CSP équipé de BlackLine équivaut à une consultation plus facile et une qualité des processus améliorée.»
Finalement, l’objectif principal – une meilleure précision et une efficacité accrue pour la clôture comptable – est atteint. «C’est ce qui compte le plus pour nous. La justification des comptes est un exercice primordial des processus comptables : on se doit d’y apporter le plus grand soin. Nous avons pu automatiser et rationaliser la justification de nos comptes, et nous disposons à tout moment d’une vision précise de l’avancée de notre processus de clôture», conclut Pascal Perrier-Gustin.
Auteur : Pierre Saire
