BPM 2.0 : inexorable avancée d'une lame de fond

À l'heure de la globalisation des marchés et de la nécessaire réactivité instantanée, la productivité des entreprises est plus que jamais sur la sellette, avec notamment au menu l'optimisation et le pilotage des processus, la recherche obsessionnelle des gains de productivité, la généralisation des meilleures pratiques et l'adaptation rapide aux changements.

L'économie actuelle relève de l'instantané, de l'immédiat, presque du temps réel. C'est celui qui réagira et donc répondra le plus vite qui aura la préséance et remportera le marché. Cette nécessité, ces besoins s'inscrivent en totale opposition avec des systèmes d'information hérités, qu'il s'agisse d'ERP ou autres, qui incarnent certes la stabilité mais aussi souvent la lourdeur, pour ne pas dire un certain immobilisme, qui vont de pair. Mais réactivité ne signifie pas précipitation et il convient de mettre en place des solutions agiles et adaptées pour optimiser les processus, les améliorer et tirer tous les bénéfices de la démarche. Selon Sylvain Spenlé, Directeur associé de i.SPA Consulting, société de conseil spécialisée dans la mise en oeuvre de solutions de gouvernance des systèmes d'information, « le BPM permet aujourd'hui à l'entreprise de comprendre comment elle fonctionne, aussi bien du point de vue métier que du point de vue système d'information. Au-delà de la compréhension soutenue par la mise en oeuvre d'un référentiel de cartographie, cette approche vise à mettre en oeuvre un véritable management de la performance de l'entreprise. »

Le BPM (Business Process Management) recouvre l'ensemble des opérations de modélisation des processus métier de l'entreprise, qu'il s'agisse du système d'information ou de tâches prises en charge par des humains. Le but de la démarche est d'accéder à une vision plus globale et synthétique des processus de l'entreprise et de la manière dont ils s'articulent entre eux afin d'être ultérieurement en mesure de les optimiser et/ou de les automatiser. Et Sylvain Spenlé de poursuivre : « La notion de management (le « M » de BPM) passe par l'utilisation de tableaux de bord dynamiques, d'outils de gestion interopérant avec le référentiel de cartographie, les outils décisionnels et le système d'information opérationnel de l'entreprise. Des standards émergent de plus en plus au sein des éditeurs de BPM : BPMN, BPEL et XML (voir notre « Petit lexique du BPM »), standards censés permettre d'intégrer les outils de BPM au système environnant de l'entreprise. »

On peut schématiquement distinguer six phases dans un processus de BPM :

• L'étude du fonctionnement de l'entreprise, incluant l'analyse de ses objectifs et de son organisation afin de décomposer son activité en processus métier ;
• La modélisation informatique des dits processus métier ;
• La mise en place de la solution, en liaison avec le système d'information de l'entreprise ;
• La phase opérationnelle ;
• La phase de pilotage, c'est-à-dire d'analyse des processus grâce aux tableaux de bord disponibles;
• L'optimisation : mise en place souvent itérative de solutions améliorant les performances des processus métiers et de l'entreprise.

« La notion d'amélioration permanente et itérative des processus est fondamentale » commente François Bonnet,
Responsable Marketing de W4. « Notre client System-U par exemple, gère sa création de nouveaux produits en BPM. Afin de s'adapter à la pression de l'évolution de la législation, particulièrement forte dans la grande distribution, ils ont fait évoluer leurs processus par 16 fois en 4 ans. »

Sylvain Spenlé poursuit « Il reste cependant encore des difficultés techniques d'implémentation et surtout d'organisation autour de la gestion de l'ensemble de ces outils. Ces difficultés trouvent leurs réponses dans le SGBPM (Système de Gestion du BPM), qui associe à la fois la dimension utilisation des outils de BPM, mais également leur intégration (technique et organisationnelle) au sein du SI concerné. »

Un autre objectif majeur du BPM est la réutilisabilité, mais la plupart des outils ont pour l'heure un fonctionnement propriétaire et utilisent leur propre modèle de données. La standardisation de la représentation des processus est donc un enjeu évolutif majeur pour faciliter l'intégration entre les outils de BPM. Elle intervient au niveau de la modélisation, de l'exécution et bien entendu de la communication avec le SI.