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Quels processus financiers automatiser pour gagner du temps et de l'argent?

22/04/2014 | commentaires 0 commentaire | Expert
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Christophe Rebecchi, directeur général de ReadSoft France, qui propose des solutions logicielles pour l’automatisation des processus documentaires, détaille dans cet avis d’expert les processus que l’entreprise doit dématérialiser en priorité pour gagner en performance et en coût.

Est-il besoin de le rappeler, de nombreux processus métiers peuvent être dématérialisés et automatisés pour améliorer l'efficacité de votre entreprise – gain de temps, maîtrise des processus documentaires, réduction et contrôle des coûts – de votre entreprise. Au delà de cette évidence, quels processus dématérialiser? Pourquoi? Quels en seraient les impacts? Et quel serait l'impact d'attendre et de ne pas dématérialiser? Quels sont les retours d'expérience des entreprises ayant sauté le pas?

Automatisation du traitement de la comptabilité fournisseurs

Diminution du coût de traitement par factures de 50 à 80 % (pour un coût initial de traitement manuel de l'ordre de 14 € par facture) et réduction des délais de traitement sont les principaux bénéfices alléchants mis en avant par les différents acteurs du marché. Pourtant, malgré un ROI évident et bien que les premières solutions de dématérialisation et d'automatisation du traitement de factures fournisseurs aient été commercialisées au départ dans les années 90  -par ReadSoft sur le marché Français-, seulement quelques milliers d'entreprises sur plus de 100 000 PME ont réellement mis en place des véritables solutions de dématérialisation de factures et ce, bien que les études de marché annoncent des taux d'équipement importants. En effet, nombreuses sont les sociétés ayant mis en place un scanner avec une solution d'archivage, voire parfois un workflow basique. Mais une solution de dématérialisation et d'automatisation de factures de bout en bout implique la mise en place de la totalité des briques afin de véritablement constater les bénéfices cités : numérisation des factures papier et intégration des factures électroniques, lecture automatique des factures, workflow métier d'imputation et de validation, intégration des données dans le système cible, et parfois même validation des campagnes de paiement. Les briques d'une solution de dématérialisation de factures sont comme les briques d'un pont qui permet d'arriver d'un point A à un point B : construire des morceaux de pont ne permet pas d'atteindre son objectif, en tous cas pas facilement.

Automatisation des demandes d'achat

Bien que les factures fournisseurs ait été l'un des premiers processus à être optimisé, la « comptabilité fournisseurs » est la dernière étape du processus Procure-to-Pay après la création /validation des demandes d'achat et la gestion des réceptions. Concernant cette première étape de création et de validation des demandes d'achat -pour lequel il existe de nombreuses solutions- figure un processus souvent non maîtrisé, pourtant source de coûts et qui impacte l'intégralité du processus Procure-to-Cash : les achats hors production.

Prendre le contrôle de vos dépenses d'achats hors production est un autre moyen efficace pour optimiser les coûts de votre organisation. Une étude menée par le groupe Aberdeen a indiqué que les entreprises perdent environ 25 % de chaque euro dépensé pour leurs achats hors production à cause de dépenses incontrôlées. Dématérialiser les achats hors production devrait donc être une priorité au même titre que la dématérialisation des factures fournisseurs car ces deux processus sont liés, et ce n'est d'ailleurs peut être pas un hasard si de plus en plus d'entreprises abordent les deux projets en parallèle.

Automatisation des commandes et des règlements clients

Parallèlement au Processus Procure-to-Pay – demandes d'achat, livraisons, factures fournisseurs, validation des campagnes de paiement – se trouve le processus Order-to-Cash – bons de commande et moyens de paiement -, ces deux processus étant intimement liés car faisant partie d'un seul et même processus global.

Quels sont par exemple les bénéfices de la dématérialisation de vos bons de commande ? Pour y répondre, regardons les impacts d'un processus de traitement de commandes mal maîtrisé : Erreurs et délais de traitement ont des impacts sur la satisfaction et sur la fidélisation clients mais aussi sur la gestion des stocks, sur le processus comptable, sur les délais de paiement et le BFR pour ne citer que quelques exemples. Automatiser et dématérialiser le traitement de commandes, c'est fiabiliser le cœur de son business, fidéliser ses clients, gérer au mieux ses stocks, sécuriser les rentrées d'argent et assurer la fluidité des autres étapes du processus.

Tout au bout du processus Order-to-cash se trouvent les paiements.  En automatisant le lettrage de votre compte client, vous bénéficiez de plus de visibilité sur votre comptabilité clients et vous améliorez la gestion de votre trésorerie.

Vous l'aurez compris, la dématérialisation des factures fournisseurs n'est qu'un premier pas vers la dématérialisation des processus Procure-to-Pay et Order-to-Cash  dont les bénéfices pour votre organisation sont conséquents et mesurables.

Les possibilités d’automatisation des processus financiers sont nombreuses et variées. Et, au-delà de votre département financier, sachez que vous pouvez également mettre en place des solutions pour dématérialiser tous vos documents au sein de l’entreprise : bons de livraison, contrats, formulaires, courriers, etc.  

Auteur : Juliette Paoli

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