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Qualiac : la gestion des notes de frais simplifiée

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Qualiac, éditeur français d’ERP, continue de développer son offre pour la gestion de la chaîne des dépenses en commercialisant à partir d’octobre un nouveau module : Qualiac Déplacements et Frais Professionnels.

Ce module, totalement intégré à l’ERP Qualiac, permet de gérer les frais en temps réel et bénéficie de fait des données du progiciel pour une gestion optimisée des dépenses. Disponible en RIA Web 2.0 (Rich Internet Application), ce nouvel outil bénéficie de la souplesse de personnalisation du noyau Qualiac, pour une utilisation adaptée en fonction du secteur d’activité et des besoins des clients.

L’intégration de Qualiac Déplacements et Frais Professionnels à l’ERP Qualiac permet le partage des données communes telles que les destinations et natures comptables, budgétaires et analytiques, les tiers (clients, fournisseurs, collaborateur …), les gestionnaires et les intervenants, les codes projets… Le module assure donc une gestion précise en lien avec autres modules :

  • Qualiac Finances pour la comptabilisation des frais et des paiements (dès octobre 2012) en temps réel, sans interface,
  • Qualiac Achats,
  • Qualiac Temps et Activités (GTA) pour la saisie automatique des temps dans ce module,
  • Qualiac Projets (dans un deuxième temps).

S’appuyant sur le moteur de Workflow Qualiac WIM (Workflow Information Management), Qualiac Déplacements et Frais Professionnels permet de personnaliser les processus afin de s’adapter aux différents cas d’utilisation possibles et de gérer les différentes typologies de dépenses. Le module est livré avec des natures de dépenses pré-paramétrées, avec la possibilité d’en ajouter d’autres, de façon illimitée. Il est également possible de personnaliser facilement les écrans (ajout graphique et intuitif de champs et d’informations) et de créer différents flux de validation selon les types de dépenses, les services bénéficiaires ou tout autre besoin : il est par exemple possible de choisir de saisir les notes de frais au fil de l’eau ou de les programmer de manière récurrente, gérer la TVA en lien avec Qualiac Finances, programmer des paiements automatiques…

Qualiac prévoit de faire rapidement évoluer ce nouveau module afin de l’adapter au mieux aux besoins des entreprises. Ainsi, un accès mobile sur smartphone et tablette sera rapidement disponible, pour la consultation, la saisie et l’intégration de justificatifs au format photo. Les valideurs pourront également approuver la note de frais et les dépenses directement par mail.

D’autres fonctionnalités comme l’intégration des cartes affaires, le décompte des tickets restaurants ou le contrôle des invitations croisées seront intégrées prochainement.

« Grâce à la technologie RIA, les possibilités offertes par Qualiac Déplacements et Frais Professionnels sont larges et offrent aux entreprises des outils personnalisables et paramétrables, conçus pour s’adapter au mieux à leurs besoins. La souplesse qu’apporte ce nouveau module permet de répondre à tous les secteurs d’activités, des PME aux administrations, en passant par les ONG ou les industriels », souligne Guillaume Pancin, Responsable Produits chez Qualiac.

Auteur : Frédéric Mazué

Qualiac : la gestion des notes de frais simplifiée
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