Suite à la parution de l’arrêté du 22 mars 2017, il est désormais possible de détruire l’original papier des documents « fiscaux » (factures, tickets de caisse, etc.). Cela ouvre d’importantes perspectives en termes de gain de temps et de productivité, en faisant disparaître avec le papier de lourdes tâches de gestion des documents et de manipulation des archives.
On peut désormais numériser ses factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). « Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier. », indique l’arrêté
Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Il s’agit de ce que l’on appelle « la copie conforme » à l’original (en image et en contenu).
Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé et conservé au format PDF (Portable Document Format) ou PDF A/3 (ISO 19005-3) doit être assorti en particulier :
« 1° D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 2° D’une empreinte numérique ;
« 3° D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»
« 1° D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 2° D’une empreinte numérique ;
« 3° D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»
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