CAPSA FOOD, une entreprise laitière espagnole qui détient les marques Central Lechera Asturiana, Larsa et ATO, a dématérialisé le traitement de ses commandes clients. A la clé : une réduction du temps de traitement et des livraisons dans les délais.
CAPSA FOOD reçoit chaque mois 2 500 commandes clients par e-mail, réparties entre ses filiales Grande Consommation et Food Service. Auparavant, le service client devait apporter en moyenne deux modifications manuelles par commande reçue pouvant concerner le code produit, l’unité de mesure, de multiples adresses de livraison pour un même client. Maintenant, près de 80% des commandes ne nécessitent plus aucune intervention six mois après le déploiement d’une solution de gestion des commandes (Esker). Les commandes qui étaient traitées manuellement par CAPSA FOOD sont reçues par e-mail, généralement sous forme de pièce-jointe au format PDF, Word ou Excel, parfois dans le corps du message, puis intégrées dans le système SAP. L’automatisation a permis de réduire le temps moyen de traitement des commandes de plus de 75 % assure l’entreprise, qui se félicite d’être en mesure de livrer ses produits dans toute l’Espagne en respectant ses engagements en matière de délai.
La solution de gestion des commandes a permis notamment d’éliminer « la complexité inhérente à la réception de milliers de commandes dans différents formats, avec des caractéristiques et des particularités propres à chaque client« , précise Gervasio Prieto, responsable du service Ventes chez CAPSA FOOD
Un gain d’efficacité qui permet à CAPSA FOOD d’améliorer sa relation client
Afin d’accélérer le temps et la fiabilité de traitement des commandes, la solution recense et mémorise les articles commandés par le client et les associe aux codes produits correspondants, puis gère les commandes en fonction de la marque et de la région. Elle ajoute ou corrige automatiquement les unités (kilogrammes, litres, cartons, palettes…), tout en interprétant les éventuelles informations manquantes. Elle génère en outre des modèles automatiques pour les clients récurrents, afin de permettre une automatisation plus rapide des commandes.
Enfin, l’entreprise peut regrouper, par adresse de livraison, les commandes globales volumineuses des clients qui font appel à des centrales d’achat. Cela permet de limiter les erreurs et d’assurer la livraison en temps et en heure des produits commandés.
Dans le cadre du projet en cours, CAPSA FOOD prévoit d’étendre la solution au traitement automatisé des factures de coopération commerciale.
Auteur : Pierre Saire
