Le groupe d’agences d’Intérim Actual est un groupe familial indépendant, qui compte 190 agences, 700 collaborateurs permanents, 9500 clients, pour un CA prévisionnel de 450M€ en 2016, en forte croissance (330M€ en 2015).
Afin d’accélérer le cycle des réglements, le traitement des 33 000 factures fournisseurs annuelles a été automatisé avec la solution ELO Digital Office, et centralisé sur un site unique, celui de Laval. La mise en production a été faite en octobre 2016.
« Avant ELO, nous gérions 33 000 factures, sur 250 sociétés, et 200 sites, avec la comptabilité TOTEM, et avec des ‘bons à payer’ manuels, par courrier ou mail », se souvient Christine Lambert, responsable comptable. « Le groupe grossissant de façon exponentielle, nous perdions du temps et pouvions égarer des factures »
« ELO, j’en ai rêvé »
Christine Lambert répète cette phrase. Le partenaire informatique du groupe Actual, l’intégrateur Mercuria a déployé la solution ELO Digital Office. Désormais , explique Christine Lambert, le lien PDF de la facture et les informations de règlement, sont envoyés pour validation. J’ai estimé que la solution ELO ne convenait pas seulement à mes besoins, mais aussi au service RH, car les documents comportent des données sur les employés.
La solution déployée tire parti de ELO DocXtractor , qui effectue une reconnaissance et lecture des factures. « On a été bluffé par la capacité de reconnaissance » avoue Christine Lambert. ELO Pro 9 permet la gestion des processus d’imputation et des Bons à Payer, l’archivage pendant 3 ans sur place- ce qui intéresse le service juridique- et la recherche des documents.
Auparavant, les factures passaient par le réseau complexe des 200 agences, au lieu d’un site unique, à Laval. Et le règlement peut requérir jusqu’à 5 niveaux de validation, responsables d’agences, DAF etc. « Pour sécuriser le paiement, on ne peut pas déclencher le règlement de la facture, si il n’y a pas eu d’autorisation », explique C. Lambert. « C’est un confort important, il fallait attendre, avant, que le responsable d’agence prenne le temps de voir les règlements, aujourd’hui, cela s ‘opère d’un simple clic, c’est un bonheur ». Et la solution répond aux nouvelles normes comptables, précise la responsable.
« C’est la solution ELO qui s’adapte à vos besoins »
Olivier Brunelle, Responsable du service Consulting GED & Reporting chez Mercuria explique la clé du succés de la solution : « ce n’est pas vous qui vous adaptez à ELO, c’est la solution ELO qui s’adapte à vos besoins ». L’éditeur était « rentré par la petite porte », nous a-t-on expliqué, se limitant au début à la gestion des « Bons à Payer ».
La mise en place de la solution a commencé par une analyse, jusqu’à Avril 2016, suivie d’une phase pilote en Juin, la mise en production a commencé en Octobre 2016, sur une vingtaine d’agences, et se poursuit, région par région, jusqu’ne décembre.
Les utilisateurs pilotes forment les autres utilisateurs
La conduite du changement, l’apprentissage ont ils été longs? « Dans la méthodologie que nous employons, nous répond Olivier Brunelle, ce sont les utilisateurs pilotes qui forment les autres utilisateurs ». Christine Lambert renchérit: « Nous sommes trois référents. Une simple démo suffit, et nous allons organiser un webinaire ».
Le budget du projet? 65 K€, licences et prestations.
Actual a choisi d’étendre son utilisation à la gestion du courrier entrant, la dématérialisation de la documentation juridique et de créer une GED Intérimaire.
