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Informer ses équipes : Médecins Sans Frontières réorganise sa veille

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Assurer la diffusion d’informations-clés aux équipes des quatre coins du monde pour leur permettre la meilleure intervention possible : depuis un an et demi, les responsables de projets au siège et les chefs de mission sur le terrain reçoivent au quotidien l’actualité politique, économique et sociale se rapportant à une trentaine de pays. Maladies, conflits, actualités locales… Une multitude d’informations à donner le vertige !

En 2011, quand Gwendolyn Blin fait un stage de documentaliste au sein du service de gestion de l’information chez Médecins Sans Frontières, elle est immédiatement passionnée par la mission qui lui est confiée : faire de la veille informationnelle sur tous les pays où MSF intervient. « Lorsqu’on m’a engagée, il m’a été demandé de mettre en place un outil plus performant que celui qui était utilisé. Il s’agissait de diffuser au quotidien des flux d’informations politiques, économiques, sociales émanant de divers media à destination des responsables de projet situés au siège et aux chefs de missions sur le terrain », raconte la documentaliste.

Son choix se portera dans un premier temps sur Netvibes, un outil gratuit mais qui s’avèrera rapidement insatisfaisant sur le plan technique, notamment pour garantir une gestion actualisée des flux RSS. Suivra Yahoo Pipes, un autre outil gratuit, davantage performant. Néanmoins, il nécessitait de nombreuses interventions manuelles pour réactualiser les flux RSS. Quand on sait que l’association médicale humanitaire intervient dans 30 pays, et que pour chacun d’eux il peut y avoir 500 sources différentes à agréger et à distribuer par jour à environ 200 personnes à la fois au siège et sur le terrain (chefs de mission, médecins, logisticiens, RH) sur les 8 000 expatriés, la mission de Gwendolyn n’est pas de tout repos.

Il a fallu repartir de zéro

Gwendolyn Blin, documentaliste au service de Gestion de l’information chez MSF.

« Je perdais beaucoup de temps à refabriquer des flux RSS »

« Je perdais beaucoup de temps à refabriquer des flux RSS. Aussi quand Yahoo a décidé d’arrêter de distribuer leur outil, ce fut un mal pour un bien. Il nous fallait un outil capable de gérer des veilles complexes sur les news diffusées dans les journaux, les sites web avec la possibilité de créer facilement des requêtes de plus de 150 mots clés et de faire des exclusions dans le cas par exemple de sources payantes qui ne peuvent donc être consultées par les utilisateurs. C’est ainsi que nous avons retenu en octobre 2015 Ask’n Read de Qwam », explique Gwendolyn Blin qui depuis un an et demi ne regrette pas son choix, même s’il lui a fallu repartir de zéro. Impossible de récupérer l’existant. « J’ai passé une quinzaine de jours à refaire les équations de recherche mais je reconnais que Qwam m’a beaucoup aidée en construisant celles qui étaient plus complexes. Les équipes de l’éditeur créaient également les flux spécifiques liés aux pages qui m’intéressaient mais ne possédaient pas de RSS et pouvaient aussi crawler des sites en intégralité grâce à la technologie de leur outil », souligne notre documentaliste.

Des requêtes complexes à traiter qui ont saturé le moteur d’indexation

La solution Ask’n Read est proposée en mode SaaS et les données de MSF sont hébergées dans un datacenter situé en France choisi par Qwam, spécialiste français reconnu pour ses solutions de veille sur Internet, de gestion des flux d’information et son moteur de recherche. L’abonnement est calculé en fonction du nombre de pays désigné comme « dossiers » et non pas selon le volume de flux ou de connexions. Pour cette trentaine de dossiers, il peut y avoir à gérer pour chacun d’eux jusqu’à sept sous-dossiers. Ainsi la veille peut porter sur des rapports, des news en anglais et en français, des événements, des maladies, des conflits mais aussi des news locales qui elles-mêmes peuvent être générales ou ciblées via des mots clés…. Une multitude d’informations à donner le vertige. « Lorsque j’ai commencé avec Qwam, ils avaient sous-évalué la complexité des requêtes à traiter, résultat, j’ai saturé le moteur d’indexation ! Mais ils sont vite intervenus pour optimiser mes demandes », se souvient Gwendolyn.

Une diffusion par mail et sur le portail Feedly

Sur le plan opérationnel, seule notre documentaliste et une collègue en Suisse peuvent se connecter à la plateforme pour diffuser les news. Les résultats de cette veille sont envoyés par mail mais également publiés sur le portail Feedly ce qui permet de consulter à distance les infos depuis un PC ou un smartphone. « Je peux désormais faire de la veille sur les rapports qui sont publiés sur les sites et qui en général n’ont pas de fonction de flux RSS. C’est donc Qwam qui se charge de créer tous ces flux et m’alerte désormais de façon réactive lorsqu’une source ne fonctionne plus. Quant à moi, là où en 2011 je passais 5 heures par jour pour faire de la veille, créer des mots clés et gérer les flux RSS, aujourd’hui je ne consacre qu’une heure et demie par semaine pour vérifier les résultats, ajuster ma veille », constate avec satisfaction Gwendolyn Blin qui désormais est en charge de créer un référentiel des archives terrain de Médecins Sans Frontières.

 

Auteur : Sophie Martin

Informer ses équipes : Médecins Sans Frontières réorganise sa veille
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