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Envolée du prix des timbres : si vous passiez à la dématérialisation de vos documents ?

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Alors que les tarifs du courrier ont connu une hausse de 7 % en 2015, La Poste a annoncé le 30 juillet que ces derniers augmenteraient encore de 3.6 % en moyenne à compter du 1er janvier 2016. Une hausse qui ne devrait pas s’arrêter, l’Arcep (Autorité de Régulation des Communications Electroniques et des Postes) ayant autorisé La Poste à augmenter ses tarifs de 5,2 % en moyenne chaque année jusqu’en 2018 afin de faire face à la chute des volumes…

Un coût supplémentaire pour les entreprises, notamment pour celles qui éditent et envoient leurs factures par courrier. L’étude de Billentis (qui date de 2013) évaluait le coût des frais d’édition et d’envoi d’une facture client à 3,90 € en moyenne. « L’édition et l’envoi représentent près de 35 % du coût total de gestion d’une facture papier », explique Alban Verchere, responsable développement Activité Numérique chez Locarchives, Il prône donc le passage à l’électronique qui permet « d’économiser près de 60 % du coût total de gestion de ces factures clients », selon lui. Christine Foret, consulting manager Dématérialisation chez Sollan France, donne des chiffres similaires : « Il est désormais démontré, lorsque les projets sont bien menés, que, selon le niveau de dématérialisation mis en œuvre, environ 55 à 70% de réduction des coûts de traitement des factures peuvent être atteints ». Rappelons que l’Etat a lancé une opération de rationalisation des achats publics dont l’objectif est d’étendre la dématérialisation des factures dans le cadre de la commande publique à toutes les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) dès le 1er janvier 2017, puis progressivement la généraliser pour atteindre un objectif de 100 % des factures dématérialisées au 1er janvier 2020 (pour les TPE de moins de 10 salariés). 95 millions de factures annuelles sont concernés…

D’autres documents sont susceptibles d’éviter les envois postaux, en passant au numérique, comme les notes de frais des salariés ou encore les bulletins de salaire. Le rapport rendu au gouvernement fin juillet sur le bulletin de paie (« Pour une clarification du bulletin de paye ») estime que « les économies peuvent atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. En effet, le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors que celui de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement. »

Le marché de la dématérialisation, qui pèse quelque 6 milliards d’euros, devrait encore augmenter de plus de 8 % par an d’ici 2017, selon les prévisions du cabinet d’études Xerfi-Precepta. L’archivage électronique, les factures notamment, et la sécurisation des échanges devrait croître d’au moins 15 % d’ici à 2017.

Auteur : Juliette Paoli

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