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Entreprises et dématérialisation : accompagner de manière efficace les salariés vers ce changement

Pour assurer sereinement le passage de l’entreprise vers la dématérialisation, Jean-Baptiste Soulas, chef de produits Numérisation chez Brother France, plaide pour une prise en compte simultanée des aspects humains, techniques et matériels.

Face à la numérisation de l’environnement de travail, les entreprises adoptent de plus en plus de nouveaux usages à l’égard des technologies d’information et de communication. Dématérialisation des déclarations fiscales, des factures, des échanges avec ses clients, ses fournisseurs : nombreuses sont aujourd’hui les entreprises françaises, de toutes typologies et de tous secteurs, à avoir amorcé le virage vers le tout numérique. Des mesures ont d’ailleurs été prises par les pouvoir publics afin de mettre en place la dématérialisation au sein des entreprises en France. En effet, depuis le 1er janvier 2012, le secteur public a l’obligation de transmettre ses  factures au format dématérialisé.

Dans le cadre de l’application de la loi Macron, ce dispositif sera généralisé d’ici 2020 à l’ensemble des entreprises privées du territoire. Conscients que ce changement peut faire émerger quelques doutes, il doit être appliqué avec précaution.

Quel état des lieux en France ?

Dans la continuité de la transformation numérique de l’entreprise, la dématérialisation peut être envisagée comme un formidable levier de croissance pour les professionnels et indéniablement comme un enjeu économique et sociétal en France.

Avec une 25ème place mondiale, selon l’indicateur NRI 1, dans les opportunités des technologies d’informations et de communications, la France est en passe de rattraper ses voisins européens en matière de transformation numérique.

Les entreprises françaises sont conscientes de l’impact que peuvent avoir ces technologies sur leurs activités et leurs performances commerciales. A noter que cette mutation ne se résume pas à l’adoption des technologies, à la dématérialisation des flux de documents internes ou externes (archives, factures, devis, bons de commandes, etc.) mais opère un profond changement sur la vie quotidienne de l’entreprise, sur les modes de collaboration et sur l’organisation des métiers.

Face à l’évolution des technologies, et des usages, il s’avère donc impératif d’assurer un accompagnement sur-mesure auprès des équipes de l’entreprise, afin que l’enjeu et les bénéfices de la dématérialisation soient appréhendés au mieux par l’ensemble des collaborateurs. La recherche de l’équipement le plus adapté peut également avoir son importance.

Anticiper la résistance au changement et accompagner vers de nouveaux usages

Les nouveaux usages et la dématérialisation au sein des entreprises constituent un défi qui s’avèrera payant pour la productivité globale des collaborateurs.

Les salariés pourront notamment constater un gain en productivité (30 % évalué par l’Etat), grâce à la réduction du temps consacré à la manipulation du papier. D’autre part, les salariés pourront, s’inscrire dans une démarche écoresponsable en choisissant d’imprimer uniquement les documents dont ils ont besoin.

Les bénéfices pour l’entreprise seront multiples avec à la fois une réduction significative des coûts d’impression et de frais de fonctionnement (selon la source Markess et GS1, toute la chaîne de traitement d’une facture passe de 14 € format papier à moins de 1 € au format électronique), un gain en temps au bénéfice de la relation clients et fournisseurs, la diminution des délais de paiement et une meilleure traçabilité des documents.

Pour quelles solutions opter ?

Des offres de divers constructeurs sont disponibles sur le marché français pour répondre aux besoins de numérisation, tels que les multifonctions ou les scanners intégrés dans des solutions de gestion électronique de documents (GED), permettant de classer, de stocker et d’accéder aux documents de l’entreprise via une interface numérique. Ces solutions et matériels proposés peuvent évoluer en fonction du besoin, de la taille et le secteur de l’entreprise.

La sécurité des données est également un aspect primordial auquel l’entreprise doit apporter une attention particulière. En effet, les documents fiscaux et les factures numérisés doivent selon la directives européennes 2001/115/EC comporter une signature électronique authentifiable pour être envoyés par voie numérique, et nécessitent l’utilisation d’un certificat électronique.

Les aspects humains, techniques, matériels devront donc simultanément être pris en compte pour assurer sereinement le passage de son entreprise vers la dématérialisation. Les bénéfices peuvent être nombreux pour l’entreprise à condition d’éliminer les différents freins liés à ce changement. Une mise en place progressive, l’explication des enjeux pour les équipes et un accompagnement technologiques sont des facteurs essentiels pour aborder correctement ce virage vers le tout numérique.

Auteur : Juliette Paoli

Entreprises et dématérialisation : accompagner de manière efficace les salariés vers ce changement
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