Gestion dématérialisée des bulletins de paie, contrats de travail/avenants, bilans de compétences, entretiens d’évaluations, notes internes RH… : Neopost France et Primobox s’associent pour créer Neobox RH.
Depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail facilite la dématérialisation du bulletin de paie pour les entreprises. Cela signifie que l’employeur est autorisé à remettre au salarié une fiche de paie électronique sauf si opposition de sa part, tout en garantissant l’intégrité du document, la pérennité de la conservation, la confidentialité des données et l’accessibilité via le Compte Personnel d’Activité (CPA).Pour accompagner les entreprises dans leurs processus de dématérialisation des bulletins de paie, Primobox, acteur de solutions de dématérialisation de documents RH et de digitalisation des process RH, et Neopost France, expert des solutions de gestion du document physique ou numérique, se sont associés et viennent de créer Neobox RH, un nouveau concurrent pour Digipost de La Poste.
Cette solution permet de gérer, diffuser et archiver tous les documents RH (bulletins de paie, contrats de travail/avenants, bilans de compétences, entretiens d’évaluations, notes internes RH, etc.) dans le Cloud. Les entreprises pourront donc conserver tous les documents RH associés à un salarié, de son recrutement à son départ en retraite ou de l’entreprise, dans un dossier centralisé et sécurisé.
Une offre modulable
Neopost France propose une offre avec différents modules.
Envoi sécurisé : les entreprises peuvent diffuser et archiver tous leurs documents RH depuis le portail Neobox RH. Les documents à envoyer au format électronique sont signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité, et déposés dans les coffres forts électroniques des salariés. Les bulletins de paie à envoyer au format papier sont imprimés, mis sous pli, affranchis et remis en Poste depuis les usines de Neopost.
Signature électronique : les professionnels peuvent signer leurs contrats de travail et avenants en ligne. Ils bénéficient d’un process de signature électronique sécurisé avec identification par e-mail et code SMS, d’une planification des échéances de signatures, d’un workflow de signature.
Coffre fort de l’employeur : les employeurs peuvent conserver tous les documents dans les e-dossiers salariés en bénéficiant d’une gestion fine des droits utilisateurs, d’un plan de classement personnalisé, d’une recherche multicritères, et divers outils de reprise d’historique de documents.
Coffre fort du salarié : tous les documents RH sont sécurisés et stockés dans un espace unique « MyPrimobox ». Ce coffre fort est hébergé exclusivement en France, et conforme au décret d’application no 2016-1762 du 16 décembre 2016 lié au Bulletin de Paie Electronique (BPE). Ce décret mentionne que « l’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le Compte Personnel d’Activité (CPA) ». Les salariés pourront, depuis leur coffre, diffuser et partager rapidement leurs documents. Leurs bulletins de paie électroniques seront en parallèle archivés 50 ans chez CDC Arkhineo.
