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Les cinq enjeux majeurs de la gestion des documents contractuels

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L’étude “Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances clés” de Markess pointe les attentes en matière de contrats numériques.

Selon l’enquête réalisée par Markess, plus de 8 décideurs sur 10 estiment que l’introduction du digital dans leurs processus métiers entraîne de nouveaux besoins en matière de gestion documentaire. C’est notamment le cas pour les documents contractuels – contrats et documents associés au processus de contractualisation. Fin 2016, les enjeux concernant la gestion des documents contractuels vont au-delà de la simple gestion documentaire et prennent une dimension clairement business.

Les 5 principaux enjeux selon les décideurs

  • Etre plus efficace et performant en automatisant davantage les processus et en fluidifiant les échanges (pour 76% d’entre eux).
  • Simplifier la gestion des contrats, depuis leur création jusqu’à leur conservation (68%).
  • Digitaliser de bout en bout le processus associé aux documents contractuels et passer à un processus 100% numérique (68%).
  • Accélérer le processus de contractualisation en réduisant les délais de traitement en back office comme en front office (61%).
  • S’assurer d’être en conformité avec la réglementation (eIDAS) et les obligations de gouvernance et de contrôle interne qui nécessitent des processus contractuels fiables et auditables (59%).
Cette analyse repose sur les entretiens de 66 décideurs d’entreprises privées et d’organisations publiques conduits en novembre 2016 en France.

Cette analyse repose sur les entretiens de 66 décideurs d’entreprises privées et d’organisations publiques conduits en novembre 2016 en France.

Pour faire face à ces challenges, 97% des sondés estiment que le recours aux technologies numériques devient indispensable notamment pour améliorer les processus d’archivage, de diffusion et d’accès aux contrats. Le digital facilite également les interactions à distance depuis n’importe quel équipement tout au long du processus.

Améliorer l’expérience client

La contractualisation en ligne est une des actions privilégiées par les directions de la relation client d’ici fin 2018 pour améliorer l’expérience client, en particulier dans les secteurs de la bancassurance ou pour les opérateurs de services, estime le cabinet d’études. « Ces projets doivent certes répondre à des besoins en termes d’optimisation des processus documentaires mais aussi être menés pour relever des challenges métiers. Aussi faut-il tenir compte des tiers impliqués dans ces processus contractuels (clients, fournisseurs, collaborateurs, candidats, etc.) et de leurs attentes qui évoluent rapidement avec l’omniprésence du digital », souligne Hélène Mouiche, analyste senior et auteure de cette étude chez Markess.

Parmi les autres informations livrées par l’enquête, on apprend que 86% des décideurs perçoivent un intérêt marqué de la part des co-contractants pour bénéficier d’un processus de contractualisation 100% en ligne, permettant par exemple de signer un contrat commercial ou un contrat de travail à distance sur une tablette ou un smartphone. D’ailleurs, d’ici 2018, ce sont 70% des décideurs interrogés qui devraient avoir intégré la signature électronique dans leurs processus de contractualisation.

 

 

 

 

 

Auteur : Frédéric Bergonzoli

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