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La dématérialisation des bulletins de paie, quelle réalité juridique ?

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Les règles applicables à la dématérialisation du bulletin de paie ont été modifiées au 1 er janvier 2017… Garance Mathias Avocat nous décrit les nouvelles modalités de mise en oeuvre.

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Garance Mathias, Avocat Associé Mathias Avocats.

Le mouvement de dématérialisation des échanges est une réalité de notre société. Accélération des flux et diminution des coûts sont souvent les deux premiers qualificatifs cités à propos de la dématérialisation. La dématérialisation des bulletins de paie n’est pas une nouveauté. En effet, depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, la remise dudit bulletin peut s’effectuer sous forme électronique. Toutefois, cette remise supposait que l’employeur satisfasse à deux conditions : obtenir l’accord exprès du salarié et garantir l’intégrité des données[1] (ancien article L3243-2 du Code du travail).

Depuis le 1er janvier 2017, les règles applicables à la dématérialisation du bulletin de paie ont été modifiées. La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite loi « El Khomri » a modifié l’article L3243-2 du Code du travail. Ce texte dispose désormais que « Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6. (…). ».

Les modalités pratiques de la mise en œuvre de cette disposition ont été définies par décret[2].

Il convient de souligner que la remise du bulletin de paie sous format électronique n’est plus subordonnée au consentement du salarié. Les salariés devront être informés de leur droit d’opposition un mois avant la première émission du bulletin de paie au format électronique ou au moment de l’embauche.

L’employeur devra garantir l’intégrité des bulletins de paie ainsi que des données notamment à caractère personnel qu’il contient. Dans ce contexte, des mesures devront être mises en œuvre notamment pour que le document ne soit pas modifiable et que la sécurité des données soit garantie.

La disponibilité des bulletins de paie devra également être assurées soit pendant cinquante ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié (article D3243-8 du Code du travail).

L’accessibilité des bulletins de paie devra être organisée via le Compte Personnel d’Activité autre dispositif phare de la loi « El Khomri ».

En cas de recours à un prestataire, la solidité et la pérennité de ce dernier devront être prise en compte notamment de la durée de mise à disposition des bulletins de paie, la rédaction d’un contrat est donc un impératif de sécurité juridique.

Les bulletins de paie des fonctionnaires de l’Etat ont également vocation à être progressivement dématérialisés. Ils seront mis à leur disposition dans un « espace numérique propre » créé et administré par la Direction générale des finances publiques.  Des garanties de sécurité, d’intégrité, de confidentialité et d’accessibilité sont là encore exigées[3].

Chaque ministère devrait préciser par arrêté, au plus tard le 1er janvier 2020, les modalités de mise en place de cette dématérialisation et la date à laquelle le bulletin de paie papier cessera d’être émis.

Les entreprises, les collectivités, les administrations en mettant en place cette réglementation ne doivent pas oublier la gestion des données à caractère personnel.

[1]  La norme Afnor Z42-025 publiée en mai 2011 relative à la gestion du bulletin de paie électronique avait notamment pour objectif d’accompagner cette dématérialisation du bulletin de paie sur un plan organisationnel et technique.

[2] Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité.

[3] Décret n°2016-1073 du 3 août 2016 relatif à la mise à disposition et à la conservation sur support électronique des bulletins de paye et de solde des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires

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