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L'impression à l'épreuve de la mobilité

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La mobilité donne aux fabricants de solutions d'impression l'opportunité de décliner des offres adaptées à de nouveaux besoins. Mais quels scénarios sont concernés dans l'entreprise et comment les mettre en place ?

C'est une chose de souhaiter la transformation numérique de son entreprise. C'en est une autre d'établir les stratégies qui permettent d'atteindre les objectifs recherchés. Selon Gartner, pendant la crise financière et juste après, la priorité était donnée à la réduction des dépenses. Aujourd'hui, pour 41 % des entreprises, le cabinet d'études observe que la croissance est l'une des préoccupations principales. Parmi les leviers fournis par l'IT pour jouer sur cette croissance, la mobilité est souvent citée, avec ses déclinaisons qui touchent un large éventail de technologies. L'impression n'y figure pas en meilleure place alors que les perspectives de productivité sont bien réelles. Elles sont fondées sur la mise à disposition de smartphones et de tablettes, qui poussent les entreprises à envisager une stratégie globale dite d'impression mobile : pour de nombreux spécialistes, l'usage de terminaux mobiles renforcerait le besoin d'imprimer, les collaborateurs de l'entreprise pouvant accéder à distance plus simplement aux ressources de l'entreprise et donc reproduire des documents lorsque cela est nécessaire.

D'autres façons d'imprimer

Dans une enquête menée par Quocirca, 75 % des responsables d'entreprise indiquent qu'à l'ère de la mobilité, l'impression continue à jouer un rôle important dans le soutien de leurs activités commerciales. Ces dirigeants sont en outre plus de la moitié à confirmer que leurs collaborateurs aimeraient être en mesure d'imprimer à partir de leurs appareils mobiles. «Tous ces services sont pensés pour répondre aux attentes de maîtrise et de qualification des impressions, souligne Nicolas Cintré, responsable marketing produits chez Brother. Ils facilitent l'administration d'un parc informatique, la mise en place d'une politique d'impression, l'optimisation des implantations et la réduction des déplacements. Le besoin croissant des entreprises en mobilité est une opportunité pour exploiter de nouvelles ressources d'impression et gagner en productivité». Pierre-Antoine Monfort, chef de produits business chez Epson, renchérit : «Les entreprises cherchent à disposer de nouvelles capacités et ressources d'impression leur permettant de s'adapter à ces nouveaux modes de communication et facilitant le travail mobile de leurs employés. Les solutions d'impression mobile sont une réponse aux problématiques actuelles croissantes liées à la mobilité et à l'hyper-connectivité des ressources humaines au sein des entreprises».

La nécessité d'imprimer de n'importe où

A l'heure où la consultation sur écran prend le pas sur la lecture traditionnelle, la frontière qui sépare l'information purement digitale des données imprimées est de moins en moins nette. L'usage hybride du document, numérique ou papier, se généralise. Le terminal mobile participe aujourd'hui à la contraction des espaces temps et géographique en facilitant n'importe quand l'accès à tout type de données, mais la nécessité d'imprimer s'impose toujours. Qu'il s'agisse de documents commerciaux, contractuels ou engageants, la version papier est encore la plus simple à produire. Sans parler des documents longs qu'on préfère souvent lire à tête reposée comme on le ferait avec un livre.

Ces freins au 100 % numérique ne sont pas pour déplaire aux fabricants d'imprimantes et de multifonctions, mais pas question pour eux d'y voir une résistance induite par le marketing. «La mobilité est au cœur de nos préoccupations car elle traduit un changement en profondeur des comportements et des habitudes des utilisateurs, lié à l'adoption d'outils mobiles», souligne Julie Dang Tran, directrice des systèmes d'impression HP France. «Les avancées technologiques nous permettent de travailler aujourd'hui différemment et c'est tout l'écosystème qui s'en trouve bouleversé, y compris l'impression».

Amandine Hubert, chef de programme marketing MPS chez Xerox France, explique, elle que «la croissance exponentielle de l'information et l'évolution de la technologie nous permettent d'être connectés en permanence sur les réseaux d'entreprise et les médias sociaux ainsi que sur les applications collaboratives de plus en plus hébergées dans le cloud». Et d'ajouter que «dans un tel contexte, les documents sont de plus en plus électroniques mais il existe toujours les documents papier. Aussi, notre mission consiste à réconcilier ces deux mondes afin d'aider les entreprises à trouver, en toutes circonstances, le document dont elles ont besoin pour leurs métiers (59 % des grandes entreprises disent avoir du mal à retrouver un document)».

Quelle stratégie d'impression mobile ?

De nombreux analystes voient dans la banalisation de l'usage des terminaux mobiles en entreprise une bonne raison de mettre en place une stratégie d'impression mobile. Les organisations qui ignoreraient l'impact de la consumérisation de l'IT sur leur environnement d'impression courraient le risque que leurs employés passent outre les directives des services informatiques en utilisant des applications alternatives, peu sécurisées ni très contrôlables. Si la sécurité prime, les mesures à adopter relèvent de la politique d'impression sur laquelle s'appuie l'entreprise. Cette politique est souvent définie par un contrat de gestion d'impression déléguée, autrement dit de MPS. Lequel fournit aux responsables IT des outils indispensables : monitoring des utilisateurs et des usages, gestion des coûts, mutualisation des périphériques, impression à la demande, identification, authentification et impression sans fil. Enrichir cette politique d'un volet mobilité revient à déterminer quelle flexibilité d'accès à l'impression on souhaite donner aux collaborateurs qui se déplacent. Mais l'impression à distance depuis un smartphone peut se révéler très efficace pour un profil de salariés, ou inadaptée pour des collaborateurs qui auraient plutôt besoin d'une petite imprimante portable. Il faut donc trouver le meilleur équilibre possible entre dimensionnement, sécurité, coûts, exigences des processus métier et confort des utilisateurs. «Trois grands cas de figure illustrent les besoins en impression mobile, explique Julie Dang Tran. Il y a d'abord les utilisateurs itinérants qui peuvent imprimer à distance en envoyant par email un document à l'imprimante de leur choix, au bureau ou à la maison. Il y a ensuite les collaborateurs qui travaillent sur tablette dans l'entreprise et qui peuvent imprimer depuis leur terminal en toute sécurité à l'aide de nos solutions dédiée ou à travers du pull printing traditionnel ou encore en faisant de l'authentification via du NFC. Enfin, il y a les visiteurs et clients d'une entreprise à qui on fournit le moyen d'imprimer rapidement sur place des documents depuis leur terminal sans avoir à paramétrer une connexion sans fil sur le réseau interne». La typologie des documents imprimés n'est quant à elle pas très riche, essentiellement du PDF, des mails, ou des images lorsque l'on utilise un smartphone et quelques fichiers bureautiques, quand on possède une tablette voire un portable.

Des prestataires spécialisés dans l'hétérogénéité

Les entreprises doivent en plus composer avec une hétérogénéité des solutions et un écosystème d'acteurs particulièrement riche. A commencer par les fabricants d'imprimantes qui aujourd'hui possèdent tous à leur catalogue des outils dédiés à la mobilité. «Qu'il s'agisse d'imprimer ou de numériser en Wifi depuis un ordinateur portable, un smartphone ou une tablette, d'imprimer à distance lors des déplacements au sein de l'entreprise ou hors du réseau de l'entreprise, de donner l'accès à l'impression à des invités sans pénétration sur le réseau d'entreprise, nous nous adaptons à l'évolution des outils de travail, mais ce sont toujours les clients qui décident d'utiliser ou non ces nouvelles solutions d'impression», explique Pierre-Antoine Monfort. «Les fonctions premières de nos solutions restent l'impression, l'échange ou la capture d'informations, et l'accessibilité à ces fonctions est devenue une priorité», souligne de son côté Nicolas Cintré. «Nous avons donc développé ou intégré des fonctionnalités Webconnect et Wifi direct, des applications cloud ou encore la technologie NFC, qui permettent d'exploiter toutes les possibilités d'une situation de mobilité». Aux côtés des constructeurs, des prestataires indépendants pèsent dans le choix des solutions. EFI, Cortado, Drivve, Pcounter, PrinterOn et Ringdale en sont des représentants importants. Il faut aussi compter avec Android, Apple et Google. Autant d'acteurs qui témoignent de la vitalité du marché mais dont le nombre multiplie les solutions disponibles. «Ce qui fait évoluer le marché, ce n'est pas la mobilité en tant que telle, mais la convergence, le lien entre les produits, explique Maxime Guirauton, directeur marketing B2B chez Samsung. Aujourd'hui, quel que soit le lieu où l'usager se trouve, il a la possibilité d'imprimer. La mobilité et les nouvelles technologies rendent l'impression plus simple, plus fluide et encouragent une impression de qualité».

Le cloud printing plébiscité

Lorsqu'il faut élargir les stratégies d'impression à la mobilité, le cloud printing s'impose. Le cloud privé constitue la meilleure approche pour transformer un serveur d'impression en système centralisant tous les drivers d'imprimantes requis par les utilisateurs distants. Plus sûr en terme de sécurité, cet environnent possède aussi tous les outils de contrôle et d'optimisation nécessaires à l'impression quels que soient le lieu et le périphérique concernés. Mais bien des entreprises qui ne possèdent pas une infrastructure privée se tournent vers des solutions plus économiques de cloud public ou hybride. Trois approches distinctes permettent aux terminaux mobiles dépourvus de drivers d'imprimer via le cloud. La première consiste à attribuer une adresse mail unique à une imprimante.

Ce qui suppose que cette dernière soit cloud-aware, connectée sur le Net et capable de recevoir des emails. Ici, le terminal mobile ne sert qu'à sélectionner le document. Celui-ci est ensuite aiguillé dans le cloud vers une application qui se charge à la fois de permettre de visualiser ce document, d'en créer une description de page, de traduire cette description de page dans le langage de l'imprimante sélectionnée puis d'envoyer le job par email vers l'imprimante.

Autre variante, la description de page du document est assurée par le terminal mobile. Ce qui permet de recourir à une interface Web mais nécessite une connexion Internet pour accéder aux imprimantes dotées d'une adresse e-mail ou déclarées. Cloud Print de Google en est une illustration. AirPrint d'Apple joue sur le même registre mais ne requiert pas de connexion Internet.

Imprimer via Bluetooth ou Wifi

Une troisième voie va plus loin, permettant aux périphériques mobiles des plates-formes Mac OS et Android de trouver une imprimante connectée à l'aide d'une liaison Bluetooth ou Wifi et, si nécessaire, d'une recherche sur les annuaires LDAP. Le service, souvent gratuit via les markets et autres stores, référence de nombreuses imprimantes. En règle générale, le terminal mobile dialogue avec le périphérique d'impression dès lors que celui-ci est présent sur le même réseau sans fil. La technologie NFC vient enrichir ces dispositifs en instaurant le touch to print : l'impression est lancée dès que le terminal mobile est suffisamment proche de l'imprimante ou du multifonction compatible. Lorsque le contact est établi entre les deux périphériques, la technologie NFC laisse au réseau sans fil le soin de poursuivre les opérations. Non seulement le touch to print simplifie l'impression des documents depuis un terminal mobile mais il sécurise la phase de traitement, le NFC étant physiquement séparé du réseau de l'entreprise, l'accès ne peut être utilisé à des fins de piratage.

Enfin les rares entreprises qui ont basculé dans la virtualisation de l'impression, pour répondre à la fois à l'hétérogénéité des équipements et à la dispersion géographique des utilisateurs, ont définitivement réglé leurs problèmes de mobilité. Dérivée des technologies de virtualisation des serveurs ou du stockage de données, la virtualisation de l'impression consiste à créer une couche de virtualisation assise sur un hyperviseur, qui remplace la couche matérielle dispersée par une vision unique du processus d'impression. L'utilisateur n'a plus à se préoccuper des paramètres de configuration de l'impression, cette tâche étant assurée par l'hyperviseur. Une approche pertinente lorsque que l'entreprise veut partager l'information en mode collaboratif et la mettre à disposition depuis des points d'accès multiples, mais qui reste pour le moment encore confidentielle.

Une alliance entre les fabricants

«L'impression mobile est un véritable projet d'entreprise, qui ne doit pas être lié qu'à la seule partie impression car il concerne les habitudes de travail, soutient Anael Blot, chef de produits Solutions Office chez Canon Business Imaging Group France. Les solutions sont aujourd'hui adaptées mais on constate que le volet sécurité freine encore les entreprises dès lors que leurs collaborateurs impriment des documents sensibles et qu'elles doivent gérer une flotte de terminaux hétérogènes. Il leur faut une solution ouverte, acceptant tout type de documents et capable de s'intégrer dans l'infrastructure IT sans créer de faille de sécurité». Si les équipes IT ont tout intérêt à canaliser les demandes portées par la vague du BOYD, il appartient aux fabricants et aux prestataires spécialisés d'étoffer leurs offres et de fournir des solutions plus simples à mettre en œuvre. La plupart d'entre eux cherchent à rendre transparents les processus et interopérables les outils. Ainsi, à l'automne 2013, quelques ténors de l'impression ont créé la Mopria Alliance dont l'objectif est de supprimer les barrières existantes entre les différentes marques. Canon, HP, Samsung et Xerox ont voulu simplifier l'expérience de l'impression mobile en la rendant plus intuitive. Ils se sont notamment entendus sur un environnement ouvert, et ont décliné des outils et logiciels pour les développeurs afin qu'ils puissent les intégrer dans leurs applications mobiles. Brother, Epson, Konica, Kyocera, Lexmark et Ricoh les ont depuis rejoints. Mopria, qui rassemble aussi des éditeurs de systèmes d'exploitation et des fabricants de terminaux mobiles, entend promouvoir des normes, certifier des produits avec un logo et faciliter la compréhension du dispositif auprès des utilisateurs.

Quand l'impression se fait à la demande

A l'intérieur de l'entreprise, l'environnement de travail bascule lui aussi dans une certaine forme de mobilité. Le pull printing ou impression à la demande présente un intérêt. Son principe est de gérer la confidentialité des impressions lorsqu'imprimantes et MFP sont mutualisés. L'impression de données sensibles ouvre en effet un risque potentiel important lorsqu'elle se fait sur des imprimantes partagées plutôt que localement. En s'appuyant sur des techniques d'authentification, l'utilisateur concerné par les documents imprimés est en mesure de les récupérer au moment où il le souhaite et sur le périphérique de son choix. Non seulement le pull printing favorise la mobilité dans l'entreprise et ses filiales mais cette technologie permet d'économiser des ressources et de diminuer globalement le volume d'impression – en moyenne 5 % des documents ne sont pas récupérés sur les bacs de sorties. Le fait de devoir se présenter physiquement devant le périphérique pour débloquer une impression évite le gaspillage. Dès que l'utilisateur s'est identifié, ses demandes d'impression apparaissent sur l'écran tactile du multifonction, ce dernier libérant ou non l'impression en fonction du choix de l'utilisateur. De la prévisualisation des documents aux réglages de dernière minute, toutes les ressources du système d'impression restent disponibles à ce moment précis. En outre, les demandes non satisfaites au bout d'un laps de temps sont automatiquement supprimées sur le serveur d'impression. Ce type de dispositif a d'autres vertus : lorsqu'un système est occupé par un job d'impression antérieur ou plus volumineux demandé par un collaborateur, l'impression à la demande permet de libérer les documents sur un autre périphérique. On parle alors de «follow me», une notion qui enrichit les dimensions mobilité et confidentialité d'une dose de contrôle des usages (couleur, recto-verso, redirection des flux d'impressions, etc.). Les spécialistes insistent aussi sur l'augmentation de la satisfaction des utilisateurs induite par de telles solutions. Celles-ci permettent de construire une véritable architecture itinérante en créant un système centralisé d'impression sécurisée à partir de n'importe quel périphérique d'impression exploité.

« Avec trois autres constructeurs, nous avons pris le leadership de l'alliance Mopria pour créer un standard de l'impression mobile et harmoniser les solutions du marché ».

Julie Dang Tran, de HP 

« Les changements de comportements nécessitent d'adresser les défis de mobilité afin d'assurer l'accessibilité aux applications professionnelles par les utilisateurs avec le niveau de sécurité et la rapidité attendus ».

Amandine Hubert, de Xerox

« L'impression peut être liée à l'utilisateur, lancée depuis son appareil mobile et récupérée via ce même appareil mobile dès son arrivée au bureau. Grâce au cloud et au stockage des documents, nous rendons plus simple l'impression et la réimpression des documents. »

Maxime Guirauton, de Samsung

Auteur : Frédéric Bergonzoli

Dossier publié dans Solutions Logiciels N°47

L'impression à l'épreuve de la mobilité
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