Dématérialisation du courrier : de l'enveloppe à l'écran

A l'heure où la technologie sait tout faire ou presque, la majorité des documents franchit encore la porte de l'entreprise sous forme de papier. Capital, le contrôle du document entrant passe par le traitement numérique du courrier et défriche les chantiers de la dématérialisation.

En dépit d’une volonté affichée de limiter l’usage du document papier, le constat reste d’actualité : qu’il s’agisse de factures, de bons de commande ou de correspondance client, le support papier rythme la majorité des échanges formels. Une communication qui s’effectue sous une forme non structurée et qui génère un flux d’informations à identifier et faire parvenir au bon destinataire, avec des traitements qui s’ajustent en fonction de la volumétrie et la typologie des documents. La gestion du courrier traditionnel suppose une intendance qui représente des heures de classement et de recherche, une organisation dédiée au transport, au tri, à l’orientation et au stockage de pages destinées à la constitution ou la mise à jour de dossiers personnels. La transposition numérique de cette gestion repose sur différents enjeux. Il s’agit d’accélérer le traitement de l’information, de la sécuriser, la tracer et la partager plus facilement tout en supprimant des tâches fastidieuses et en réduisant les coûts. “Dématérialiser le courrier est un métier ou plutôt le regroupement de plusieurs métiers”, explique Bernard Paviot, conseil et expert en système d’information. “Il y a un travail postal manuel pour réceptionner, enregistrer et trier, un travail technique pour numériser, un travail d’archiviste pour savoir trier ce qui est à conserver, à jeter ou à retraiter, et enfin, un travail métier pour identifier et distribuer”. Alors que la numérisation des courriers entrants fournit une copie numérique dans un but de traçabilité ou de consultation, leur dématérialisation apporte une dimension supplémentaire en supprimant tout ou partie de la circulation physique du papier, avec en toile de fond la notion de dossiers électronique. La seconde approche ne peut évidemment se faire sans la première mais elle est fonction de l’activité de l’entreprise et du type de flux en circulation. “Lorsque l'on parle de dématérialisation du courrier, on parle souvent de l’arrivée en vrac de celui-ci, avant de le dispatcher vers les bons services à travers des workflows”, souligne de son côté Bruno Laborie, Directeur du Business Développement de ReadSoft. “Cette automatisation n’apporte que peu de gains de productivité, de traçabilité. En effet, il ne s’agit que de numériser des courriers. Très peu de sociétés ont formé leurs équipes courrier aux aspects métiers comme la vérification d’un dossier. Par contre, lorsque l’on se place au niveau de la dématérialisation pour un département particulier, il y a là une forte valeur ajoutée car les solutions permettent d’automatiser les traitements métiers”. Dans une économie de plus en plus connectée, l’accélération des échanges numériques impose une organisation industrielle du traitement du courrier. Du fax au courrier postal en passant par l’email, les documents entrants constituent un flux documentaire dont les informations doivent être aiguillées vers les ayants droit de l’entreprise. “Dans une politique de gestion de courrier entrant, on se focalise en règle générale sur un ou plusieurs types de documents qui ont pour le client plus de valeur que d’autres”, explique Florent Bavoux, Directeur Général Europe du Sud chez Perceptive Software. “La facture est à ce titre hautement stratégique mais il faut être capable d’identifier et de savoir traiter tous les autres documents, les courriers manuscrits comme les courriers texte, et déclencher des processus qui permettent d’envoyer le document au bon endroit et à la bonne personne dans l’entreprise”. Il faut amorcer la dématérialisation avec le type de document qui représente le plus d’enjeux pour l’entreprise confirme Bruno Laborie. En fonction de l’activité, cela peut être la facture fournisseurs, les moyens de paiement, les commandes, les bons de livraison, la déclaration de sinistre ou encore le dossier de souscription d’un crédit.Tout logiquement, ces courriers entrants sont susceptibles de générer à un moment ou à un autre une réponse, autrement dit un courrier sortant. Dès lors s’établit un circuit de l’information sur lequel vient s’appliquer un BMP (business process management) chargé de rationaliser les traitements.