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Automatiser la capture des documents

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Le traitement industriel des documents numérisés ou des fichiers importés passe par des solutions de plus en plus accessibles. Mais automatiser de bout en bout des processus reste un défi majeur. Plusieurs acteurs du marché précisent ici les approches qu'ils privilégient.

Le traitement d’un volume important de documents n’est plus un frein tant les solutions se multiplient chez les prestataires. Le choix technique ne se fait pas sans stratégie. “Les organisations qui veulent rationnaliser leurs processus documentaires devraient définir les processus métier à automatiser, quels sont les documents impliqués dans leurs processus et quelle infrastructure IT devra être implémentée”, conseille Xavier Sauvan, Regional Marketing Executive chez Abbyy. “Une organisation devrait, avec un partenaire qualifié, évaluer les solutions sur le marché afin de déterminer celle qui correspond à ses besoins réels et qui est la plus évolutive. La bonne solution devrait s´adapter facilement aux besoins en évolution d´une organisation”. Pour François Lacas, responsable marketing et communication chez Itesoft, il faut “penser son projet en amont, en ne le considérant pas uniquement comme un projet informatique : procéder à un audit du flux documentaire et de vos processus de gestion métier en amont du projet est un des facteurs clés de succès. Cette analyse de l’existant, complétée d’une identification des gains possibles, permettra de définir au mieux la solution cible ainsi qu’un éventuel plan de transformation et donc de sécuriser la réussite du projet”. Dans l’objectif d’automatiser au maximum la chaîne de numérisation, il est nécessaire de déterminer les documents qu’il est impératif de faire circuler ou d’archiver et donc d’analyser le fond documentaire éligible à la capture de documents. “Cette sélection permettra d’évaluer le temps et les ressources utiles à la préparation des documents et donc de minimiser les incidents liés à la numérisation”, détaille Aline Saponara, responsable commerciale Kodak Document Imaging France. “Le choix du scanner en fonction de la volumétrie et du temps imparti est d’autant plus important lorsque les documents sont très hétérogènes en format ou en grammage. Les options de nettoyage, d’amélioration de la qualité d’image et toutes les options qui fluidifient la production faciliteront également l’automatisation de la capture de données et diminueront le temps de validation”. Philippe Leroy, Regional Director, Southern Europe MFP & OEM Imaging Sales chez Nuance, estime pour sa part que l’automatisation avancée est désormais conçue pour tous, grâce notamment “au traitement de formulaires utilisant des tâches sophistiquées telles que l’OCR de zones qui permet l’entrée des données de formulaire directement dans les bases de données à partir d’un multifonction. Les codes à barres sont également un moyen efficace d’automatiser les processus par lots ou les flux de travail récurrents. Ils accélèrent les flux de travail répétitifs, éliminent le fractionnement et l’indexation manuels et réduisent les erreurs de saisie. Les étapes de recherche d’erreurs et d’assurance qualité peuvent être effectuées par la personne qui numérise les documents lorsqu’elle se trouve près du copieur, ce qui élimine les traitements supplémentaires en aval”. La capacité d’automatisation de la capture varie en fonction de la nature des documents traités (documents structurés, semi-structurés ou non structurés) rappelle Nicolas Malen, chef de produit GED Canon France. A chacun de ces états correspondent différentes technologies de capture. “L’automatisation de la capture des documents non structurés nécessite des logiciels plus complexes que la LAD ou la RAD, et assez souvent des développements complémentaires. Cette capture se fait par le biais d’indexation en texte intégral, à la manière des moteurs de recherche internet. L’inconvénient de cette méthode est que le document n’est plus alors précisément classé suivant le référentiel de l’entreprise. Elle n’est donc adaptée qu’à des applications particulières pour lesquelles elle est nécessaire, comme typiquement, la documentation technique. Il convient d’étudier précisément le ROI de ces solutions face à de l’encodage manuel, le volume de documents à traiter étant un facteur clé”. Eric Jamet, directeur marketing et stratégie partenaires chez Tessi documents services, insiste sur la minutie de l’opération de capture : “la préparation – toilettage des documents est une étape incontournable avant la numérisation. Il faut pouvoir réduire cette tâche au maximum, supprimer la nécessité de séparateurs physiques ou recueillir et “e-préparer” les documents numérisés à la source depuis les sites clients. Dans le cas de fortes volumétries ou de traitements industriels, la capacité d’une solution à piloter l’ensemble des traitements est essentielle. Enfin, ne perdons pas de vue que 40% des documents entrant dans l’entreprise sont des documents issus même de l’entreprise. L’automatisation des étapes de classification, d’indexation automatique via RAD/LAD et des exports, peut donc être fortement renforcée par l’adaptation des formats, l’organisation de l’information dans le document et l’intégration de composants de type datamatrix ou code-barres, favorables à la capture automatisée et à la traçabilité des flux”

Auteur : Frédéric Bergonzoli

Dossier publié dans Solutions Logiciels N°32

Automatiser la capture des documents
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