Par Emmanuel Gonzalez, Dirigeant de ixcys
La gestion électronique de documents est un axe clé pour mener à bien sa mutation vers le numérique. Dans ce contexte, les entreprises de toutes les tailles sont amenées à étudier leur mode de gestion documentaire. Cela s’explique principalement par la multiplication des échanges digitaux. Ces derniers font évoluer le mode de gestion que nous connaissons et nous amènent à repenser notre manière de gérer l’information. En ce sens, les méthodes empiriques ne s’appliquent plus et l’industrialisation des tâches de gestion s’impose comme une nécessité.
Avant toute chose, nous allons donner une courte définition de ce que représente un système de gestion électronique de documents (GED). Il a pour vocation d’organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions. (Source Wikipedia)
Quelques grandes étapes pour lancer son projet de GED
1 – Bien connaître son organisation
Il est tout d’abord crucial d’étudier son projet sous un angle purement métier et de cartographier précisément le type d’échanges réalisés pour bien comprendre quels sont ses besoins en terme de gestion et de digitalisation des échanges documentaires. Cette approche purement métier est un prérequis pour mener à bien son projet.
2 – Étudier les options technologiques
Il est ensuite nécessaire de se pencher sur le type de solutions à sélectionner. Il existe en effet de très nombreuses solutions qui répondent aux besoins de GED, mais il faut choisir une offre adaptée. Certaines plateformes conviennent aux grands comptes, d’autres aux petites entreprises. Certaines solutions sont On Premise et d’autres Cloud. Cela complexifie grandement le choix des entreprises qui doivent bien évaluer les plateformes avant d’en sélectionner une qui sera la colonne vertébrale de leur processus de gestion documentaire.
3 – Mettre en place l’offre et accompagner au changement
Il faut ensuite s’entourer d’un spécialiste de la mise en œuvre, du paramétrage et de l’intégration pour déployer son projet. Enfin, une formation des utilisateurs est importante pour que la solution puisse être utilisée avec succès.
Ces quelques points fondamentaux permettent de concevoir une plateforme de gestion documentaire agile et de renforcer sa compétitivité en capitalisant sur un outil performant.
