Quelle est la maturité des entreprises françaises sur l’ECM ? Quel impact de la transformation numérique sur les projets ECM, sur les processus de l’entrepris ?, Quel est le niveau d’intégration avec les applications tierces et métier pour automatiser au maximum les flux documentaires ? Quel est l’usage du mode Cloud/SaaS… Autant de questions que le cabinet d’analyse et de conseil CXP Group a posé, en partenariat avec les éditeurs Everteam, le Groupe T2I, M-Files et ITESOFT. à 155 entreprises françaises.
Un constat : les projets ECM foisonnent. Les métiers sont à l’origine de 46% des initiatives en matière de mise en place d’une solution ECM – soit deux fois plus qu’il y a trois ans et contre 29 % pour la DSI. « Les métiers sont davantage impliqués dès le début du projet ECM. Ce qui se traduit par une meilleure description dans l’expression des besoins. Dans la majorité des projets, les métiers revoient et optimisent leurs processus actuels afin de maximiser les bénéfices de la nouvelle solution. Une fois celle-ci mise en place, l’implication des métiers ne s’arrête pas là mais se poursuit avec le suivi de l’usage pour une optimisation en continu. », explique Nicolas Bürki, vice-président et Market Leader, ECM chez CXP Group. »Nous devons apporter des réponses adaptées aux directions métier, à l’initiative de ces projets, qui attendent des solutions ciblées et centrées sur les processus de l’entreprise avec des bénéfices mesurables : gain de temps, augmentation de l’efficacité, économies, optimalisation des processus… Dans ce contexte de transformation numérique, l’expérience utilisateur est primordiale ! Les solutions doivent être simples, faciles à utiliser et à mettre en œuvre, accessibles sur tout type de support et en tout lieu » indique Marc Freichet, responsable de l’offre ECM du Groupe T2i.
L’impact de la transformation numérique sur les projets ECM va être accentué au cours des 12 prochains mois : 50% des entreprises estiment que l’impact de la transformation numérique sur la gestion des flux documentaires sera majeur au cours de l’année à venir, comparé à 30% aujourd’hui. « On constate, en tant qu’éditrices de logiciels, que les entreprises en transition numérique portent un intérêt particulier aux technologies permettant de résoudre les enjeux liés à la maîtrise de leur capital informationnel, quel que soit le volume d’informations, que celles-ci soit structurées ou non. Il est ainsi devenu décisif pour les entreprises de disposer du triptyque technologique suivant : gouvernance de l’information / Big Data / Machine Learning. Il est, aujourd’hui admis par toutes les entreprises que l’utilisation efficace de l’information constitue un facteur clé de différenciation. », analyse Noureddine Lamriri, vice-président Product Management chez Everteam.
Quels sont les processus impactés (ou a! venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ?
Aujourd’hui, environ 2/3 des entreprises déploient déjà l’intégralité du
périmètre fonctionnel de l’ECM et d’ici deux ans, on arrivera à 9
entreprises sur 10 qui profiteront de l’ensemble des fonctionnalités des
solutions ECM. Plus de la moitié des entreprises ont déployé un intranet
intégrant une gestion de documents (Web Content Management). La
gestion des documents, l’exploitation des Emails (Email Management)
ainsi que la GED et la numérisation des documents (Input
Management) seront en place dans 70% des entreprises dans les 2
prochaines années. Les fonctionnalités qui restent encore peu
déployées dans l’entreprise sont le Case Management (les workflow
dynamique) et le RAD (la reconnaissance automatique de
documents), des fonctionnalités accélératrices de processus mais qui
réclament à la fois de l’expertise technique et aussi une formalisation
des documents entrants et une réingénierie des processus métiers. »Les entreprises continueront à rechercher l’efficacité durant les deux prochaines années, pour intégrer davantage leurs solutions ECM à l’écosystème applicatif, afin d’avoir des flux transverses automatisés. », explique Nicolas Bürki.
L’usage du Cloud/SaaS est devenu une réalité pour plus d’un tiers des entreprises qui privilégient ce mode de déploiement pour l’intégralité de leur solution ECM. Le mode Cloud/SaaS est le mode préféré des entreprises qui ont recours à quatre fournisseurs ou plus pour leur solution ECM. Concernant l’évolution du marché Cloud/SaaS pour le déploiement des solutions ECM, on constate, malgré tout, une stagnation, avec seulement 11% des entreprises qui pensent opérer leur déploiement vers le Cloud/SaaS dans les 12 à 18 mois à venir.
Les tendances des deux prochaines années
Plusieurs types de projets se dessinent. 90% des entreprises envisagent d’avoir intégré, d’ici 2019, leur solution ECM aux autres applicatifs pour avoir des flux fluides et sans rupture. 36% des entreprises qui ont recours aujourd’hui à plus de trois fournisseurs différents pour composer leur solution ECM, vont converger à court terme vers un seul fournisseur et 51% d’entre elles franchiront le pas à moyen-terme. Enfin, d’ici fin 2018, 9 entreprises sur 10 prévoient de fournir un accès complet à leur solution via des smartphones et des tablettes.
Pour cette étude, CXP Group a interrogé, entre janvier et mars 2017, 155 entreprises françaises, tous secteurs d’activité confondus, et dont les effectifs étaient supérieurs à plus de 500 personnes.
Auteur : Pierre Saire
