Temps, argent, simplicité : le réseau associatif de conseil et d’expertise comptable Cerfrance et ses 700 agences trouvent leur compte dans la visioconférence pour éviter les déplacement.
Le réseau Cerfrance qui emploie 12 000 collaborateurs est constitué de 64 entités départementales ou régionales, fédérées au niveau national par le Conseil National du réseau Cerfrance. Il dispose de 700 agences hexagonales. Comment éviter les déplacements au sein du réseau alors que de multiples rencontres sont régulièrement organisées ? La visioconférence apparaît comme la bonne idée, mais les premières solutions déployées, en 2010 et 2013, « ne se révèlent pas pleinement satisfaisantes« , rapporte Laurent Marquet, responsable Système et Communications Unifiées chez RESOTIC, filiale informatique de ce même réseau, et à son service ainsi qu’à celui de leurs adhérents.
La mise en place d’un dispositif souple
En 2016, la société adopte alors Lifesize (proposé par le prestataire Waycom), en raison notamment de son interopérabilité avec des solutions tierces, dont Skype Entreprise qui équipe à l’époque « environ 20 % des salariés des Cerfrance« . « Un argument important pour favoriser l’adoption par un maximum d’agences« , explique le responsable. « Les utilisateurs peuvent se connecter depuis leur PC équipé d’une caméra ou avec leur smartphone (audio et vidéo), quel que soit le système d’exploitation utilisé. Il leur est possible d’utiliser aussi bien un client léger (navigateur Internet) qu’un client lourd. » Pour l’infrastructure en back-office, l’entreprise choisit la solution Cloud du même fournisseur hébergée dans un datacenter parisien. « Où qu’ils se trouvent, nos utilisateurs peuvent se connecter sans se poser de questions, et nous n’acquittons qu’un abonnement fixe, ce qui nous permet de maîtriser nos dépenses« , assure Laurent Marquet.
Très vite, les membres du réseau désirant une nouvelle installation, ou en situation de renouvellement de leur matériel choisissent de déployer les solutions. Entre fin 2016 et début 2017, 12 salles de vidéoconférence sont installées
la création de salles virtuelles en nombre illimité
« La solution nous est facturée au nombre d’utilisateurs référencés. Cependant, le Cloud nous offre aussi la possibilité de créer des salles virtuelles en nombre illimité, souligne le responsable en communication unifiée. Nous avons déjà créé 633 salles virtuelles (dédiées à des salariés) qui permettent à chacun d’organiser des réunions dans ces salles. Cela permet également à des contacts externes de nous rejoindre (comme les présidents des structures). Avantage majeur avec les salles virtuelles : il n’est pas utile d’équiper tout le monde avant de commencer une réunion. » Un administrateur autorisé, où qu’il se trouve géographiquement, peut créer une salle virtuelle, et envoyer un simple e-mail contenant un lien vers cette salle. Il suffit alors à chaque participant de cliquer sur le lien pour accéder à la réunion. Un simple navigateur suffit donc pour participer. « Nous utilisons les salles virtuelles car les comptes nommés sont destinés à l’administration de ces salles par chaque Cerfrance« , précise Laurent Marquet. « Les comptes nommés offrent plusieurs fonctions en plus, comme l’indicateur de présence. En effet, dans les salles virtuelles, tous les utilisateurs sont au même niveau, contrairement à l’utilisation via un compte nommé où celui-ci peut jouer un rôle de modérateur« . Côté client, le client lourd est fourni avec la possibilité d’accéder aussi à des salles virtuelles, et avec une qualité de zoom dans le document de présentation de bien meilleure qualité qu’un simple navigateur.
En octobre 2017, le réseau compte 80 utilisateurs, 633 salles virtuelles ont été initiées, et environ 200 appels par mois ont été passés, équivalant en moyenne à 200 heures de réunions mensuelles. Actuellement, la moyenne se situe entre 200 et 250 appels par mois. « Aujourd’hui, les gens pensent que la visioconférence est réellement simple, et plus encore à partir de leur smartphone. »
Auteur : Pierre Saire
