Le bulletin de paie électronique : une tendance qui pourrait être facilité par la loi Travail El Khomri. Une fois dématérialisé, le bulletin de paie doit être stocké, puis envoyé au salarié, le tout de façon sécurisée. Quelle solution adopter ? La société Symtrax propose une suite nommée Compleo, qui fonctionne avec le logiciel RH habituel de l’entreprise.
Avec cette solution, les bulletins de paie des employés sont créés via le logiciel RH habituel : Sage, Cegid, Infor, Oracle, HR Access, GFI, Cegedim, ADP, etc. Compleo Suite les stocke dans un coffre-fort électronique, et notifie les employés de la mise à disposition du bulletin via leur adresse email personnelle. Un accès sécurisé via le Web permet de bénéficier de formulaires de recherche dans le coffre-fort électronique. Si un employé ou ex-employé demande une copie d’un bulletin, le lien correspondant lui est acheminé en un clic.
Les employés reçoivent un email avec un lien unique sécurisé sur lequel ils n’ont qu’à cliquer pour consulter leurs bulletins, y compris depuis un mobile. Aucune pièce n’est jointe au mail pour éviter un possible piratage. L’ouverture du PDF nécessite ensuite la saisie d’un mot de passe composé par des informations personnelles que seul le salarié peut connaître. Le PDF est horodaté et comporte une signature électronique afin d’assurer son authenticité et son intégrité. Les propriétés du bulletin de paie émises par le logiciel RH sont insérées dans le PDF afin de garantir sa traçabilité.
Des économies à la clé
Peu de grandes ou de plus petites entreprises ont déjà opté pour la dématérialisation des fiches de paie et, plus largement des dossiers RH, à l’instar d’Ikea, du Crédit Agricole, de HSBC, ou de Viadeo, mais cette tendance pourrait s’accélérer avec la loi Travail El Khomri, qui prévoit de se passer de l’assentiment des salariés pour dématérialiser les bulletins de paie dès janvier 2017 (il faudra que les salariés fassent expressément la demande d’une fiche de paie papier auprès de leurs employeurs pour l’obtenir).
Un rapport rendu fin juillet 2015 au gouvernement sur le bulletin de paie (« Pour une clarification du bulletin de paye ») estime que « les économies peuvent atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. En effet, le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors que celui de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement. »
Economie d’argent mais aussi de temps de gestion administrative, deux bonnes raisons de passer à la dématérialisation des bulletins de paie, alors que la France est en retard comparée aux autres pays européens selon ce même rapport, qui indique que » le taux de dématérialisation atteint en France 15 % contre 95 % en Allemagne, 73 % en Grande-Bretagne, 57 % en Italie et 54 % en Belgique. ».
