Face à la somme incalculable de documents dématérialisables, mieux vaut ne pas se disperser. Il faut choisir les flux d’information les plus critiques : ceux longs à traiter, ceux coûtant cher à traiter, ou répondant à des problématiques métier. Et commencer par un flux représentatif facilement maîtrisable.
Les projets de dématérialisation doivent être pilotés conjointement par la DSI et la direction fonctionnelle ad hoc (Direction administrative et financière ou direction des achats pour les documents comptables, Ressources Humaines pour les documents RH), et appuyés par la direction générale. La méthodologie à mettre en oeuvre passe d’après la FedISA par une étude préalable des besoins de l’organisation, la mise en place d’une politique de gouvernance, notamment en matière d’archivage, la prise en compte des aspects réglementaires, et enfin, la certification d’un système fiable et efficace. Les avantages sont nombreux : amélioration de la productivité, diminution des coûts de traitement, réduction des erreurs, traçabilité, gain de place, accès à l’information immédiat et à distance, fluidité des échanges mais aussi image moderne de l’entreprise, satisfaction client.
