En 1996, Masternaut était une petite SSII en pleine croissance. Treize ans plus tard, l’entreprise a grandi jusqu’à devenir le leader européen des services géolocalisés et une filiale de Hub Telecom. En quelques années, la forte croissance externe a rendu indispensable la mise en place d’un outil permettant de rendre les documents accessibles aux 250 salariés. Entretien avec Frédéric Brière, responsable qualité et chargé du projet d’implantation du système de Gestion Electronique de Documents.
Quelle était votre problématique de base ?
C’est le rachat de plusieurs concurrents et la forte croissance de Masternaut qui nous a poussés à nous intéresser à la GED. Il était devenu essentiel de rendre les documents accessibles à tous dans des formats pouvant être lu partout sans problème de doublons ni de version.
Quelles étaient les alternatives que vous avez étudiées ?
Je connaissais Sharepoint qui n’était pas adapté à nos besoins et je me suis renseigné sur des solutions libres telles que Nuxeo et Alfresco. Finalement, c’est M-files que nous avons retenu.
Quelles sont les caractéristiques qui vous ont aidé à choisir votre solution actuelle ?
Ce qui a été déterminant dans le choix de M-files, c’est l’absence de coûts d’aménagement car cette solution est très aboutie. Par ailleurs, elle s’intègre parfaitement dans un environnement Windows sans bouleverser les usages d’un utilisateur de la suite Office. C’est ce qui la différenciait des logiciels libres qui impliquaient des développements beaucoup plus lourds pour les adapter aux besoins spécifiques de Masternaut.
Quels sont les points clés pour réussir à implanter une GED?
Avant d’installer une GED, l’essentiel des documents circulent par e-mail et chacun les stocke sur son ordinateur individuel. Cela génère des problèmes de doublons et des erreurs. Aussi pour réussir l’implantation de ce type de projet, il faut changer les habitudes.
Un enjeu consiste donc à développer une culture du partage et de la collaboration alors que le système de l’ordinateur individuel favorise davantage la rétention d’informations.
C’est pourquoi il est fortement conseillé de commencer par une consultation permettant d’identifier les besoins, puis de former les personnes. Un autre point clé consiste à gérer la monté en charge du système sans chercher à injecter trop rapidement tous les documents de l’entreprise.
