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Les solutions matérielles ne sont pas seules à porter un projet de MPS. L’aspect logiciel est capital pour exploiter le potentiel des périphériques d’impression connectés. Spécialisés dans l’optimisation, ces logiciels couvrent les aspects d’administration et de supervision du parc d’imprimantes et évaluent très précisément le flux de documents. Souvent fournis gratuitement avec le matériel par la plupart des constructeurs, ces outils sont installés sur le réseau et se gèrent via une interface web. Ils savent alors localiser et prendre le pouls des périphériques d’impression, indépendamment de leur emplacement ou de leur fabricant. Tableaux de bord, outils d’aide à la décision, présentation graphique des données facilitent la lecture des rapports. Etroitement liées au savoir-faire des fabricants, ces offres logicielles donnent leur pleine mesure avec des parcs mono marque. Les applications extraient les données et font remonter les informations qui serviront au calcul du ROI et des économies réalisées. Elles autorisent également un suivi des performances, une maintenance pro-active du matériel et de ses consommables, et une comptabilité ultra précise des impressions, dont de nombreuses entreprises se servent en interne pour sensibiliser leurs troupes aux enjeux environnementaux. Des produits tiers existent toutefois sur le marché, notamment chez ASG, Bluemega, Doxense, Macro 4 ou encore PC Counter. Dans le cadre d’une continuité entre MPS et MDS, la même logique d’optimisation s’applique à la gestion du document. Là encore, si les constructeurs sont en première ligne pour mettre en avant leurs propres solutions afin d’assurer le rôle pivot de leurs MFP, d’autres spécialistes s’imposent entre le matériel et la GED. A commencer par Nuance et son eCopy ShareScan 5, solution de numérisation pour automatiser le traitement des documents depuis un multifonction. Adoptée, entre autres, par Canon, l’application va au-delà des fonctions scan to disponibles sur le matériel : “l’automatisation de la production de documents ne doit pas se limiter à la numérisation et à l’envoi automatique de documents (via la touche scan to email) ni au transfert des documents capturés vers des référentiels centralisés”, explique Philippe Leroy, Directeur Europe du Sud pour les solutions de capture documentaire chez Nuance. “Une solution complète doit pouvoir s’intégrer aux environnements professionnels les plus variés, tels qu’à des systèmes de gestion de contenus, de comptabilité et de développement, et offrir des fonctionnalités de traitement avancé des documents, comme le traitement de formulaires, la conversion de documents et la reconnaissance libre. Les multifonctions se positionnent ainsi à l’avant-poste des flux documentaires stratégiques, conférant ainsi de la valeur ajoutée à la solution”. L’application Front Office Server de Kofax permet, elle aussi, d'optimiser l'utilisation des MFP en fournissant la capacité de lancer à la source la numérisation et l’indexation des données métiers. Comme le font les offres d’Iris et d’Abbyy, cette solution d’automatisation minimise les coûts et réduit les délais d’acheminement des documents. 

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