Penser typologie de document

Face aux contraintes réglementaires, aux risques de contentieux et de pénalités, ou tout simplement au manque de réactivité dû à des données non disponibles, les professionnels conseillent une approche par typologie de document, à partir de laquelle s'établissent durée de conservation et cycle de vie. Cela permet de déterminer à quel moment précis un document est figé puis placé dans le SAE avec empreinte, scellement et horodatage, dans le but d'acquérir sa valeur probatoire. En termes de normes, les spécialistes de l'archivage reconnaissent également qu'il est facile pour les entreprises de se perdre dans la jungle des procédures et des spécifications. Les experts servent alors de guide. Il est notamment possible de faire auditer son système par des tiers comme la Fedisa ou la FNTC qui seront à même de fournir des labels. Quant aux éditeurs de solutions, ils sont si nombreux sur le marché qu'il devient difficile pour une entreprise d'être sûre de faire le bon choix. Il faut évidemment que le prestataire choisi possède les agréments relatifs à la conduite du projet et les certifications requises par les normes mises en jeu… «Encore faudrait-il que tout le monde se mette d'accord sur les bons référentiels, ce qui est loin d'être encore le cas aujourd'hui», reconnaît Jean-Marc Rietsch. «En tout état de cause, un bon moyen de savoir si un prestataire est digne de confiance est qu'il s'engage sur une obligation de résultats et non sur une obligation de moyens».