PARTAGE D’EXPERIENCE
Fiabilité et disponibilité de l’information financière :
Triskalia opte pour une solution unique.
Triskalia est une coopérative agricole issue de la fusion de trois coopératives de Bretagne en 2010. Elle a revu son ERP pour la gestion financière et le suivi des adhérents de sa nouvelle entité.
Guénael Gac, responsable études informatiques chez Triskalia, explique pourquoi.
Solutions IT : Quelle était votre problématique en matière de système d’information ?
Guénael Gac : 18 000 agriculteurs sont adhérents de la coopérative, qui réalise 2,3 Md € de CA, gère 300 sites commerciaux et industriels et emploie environ 4 800 personnes. Tous les métiers de l’agriculture sont représentés (lait, productions animales, céréales et légumes). En matière de gestion, trois informatiques différentes coexistaient auparavant, une pour chaque coopérative. Après la fusion de ces dernières, nous sommes restés sur le SI de Coopagri Bretagne, la plus importante des coopératives, avec une grande diversité d’outils. Notre préoccupation est d’avoir des logiciels orientés spécifiquement vers nos différents métiers. Nous disposons ainsi d’un autre ERP pour la gestion des magasins.
Pourquoi le choix d’un nouvel ERP pour la gestion financière ?
Dès la constitution de Triskalia, nous avons mis en place un schéma directeur du système d’information et il est apparu rapidement que l’ensemble des logiciels du socle Finance, que nous utilisions depuis les années 95, était en fin de vie et devait être remplacé. Notre problématique, en tant que coopérative, est le suivi de nos adhérents qui sont à la fois clients et fournisseurs, et nous émettons des factures pour leur compte. Ce suivi était jusqu’à présent effectué dans une comptabilité auxiliaire, indépendante de la comptabilité générale. A cela s’ajoutaient d’autres applications, notamment de trésorerie, toujours développées en interne. Notre priorité a été de remplacer ces briques obsolètes par une solution unique (comptabilité générale, auxiliaire adhérents, gestion budgétaire, trésorerie) dans un même outil pour améliorer la fiabilité et la disponibilité de l’information financière. Nous avons choisi Qualiac.
Quels modules utilisez-vous ?
C’est un projet Finance à la base, mais nous avons également intégré la partie Achats budgétaires, pour tout ce qui concerne les immobilisations. Nous avons également profité de la mise en place de la solution pour uniformiser notre système de facturation en utilisant le module Ventes et supprimer ainsi les différentes solutions hétérogènes utilisées jusque-là. Nous utilisons également l’ERP pour l’élaboration budgétaire de l’ensemble du groupe, ainsi que le module Notes de frais pour les frais de déplacement et administrateurs.
Comment s’est déroulée la mise en place ?
Nous avions une trentaine de sociétés à basculer sur l’ERP que nous avons globalement réparties en trois lots correspondant à trois phases de mise en service. L’ensemble du projet devant être réalisé d’avril 2013 à janvier 2016, avec un premier lot de sociétés représentatives de nos activités que nous voulions intégrer au 1er janvier 2014, mais sans prendre en compte la gestion des adhérents. Sachant que le projet avait démarré le 1er avril 2013, sans faire appel à un intégrateur, Qualiac restant notre seul interlocuteur depuis le début, nous avons pu respecter notre planning. Parallèlement nous avons avancé sur la problématique des adhérents qui demandait des paramétrages plus pointus. L’intégration des deux autres lots de sociétés s’échelonne de juin 2015 à janvier 2016.
La mise en place de la solution a-t-elle entraîné des modifications de l’organisation ?
Oui, principalement au niveau de la gestion des comptes clients par de la mise en œuvre d’un “credit-management” centralisé, les informations partant désormais du siège vers le terrain. Par ailleurs, suite à la dématérialisation des factures fournisseurs, en parallèle du projet Qualiac, la centralisation de la saisie des factures a entrainé une réaffectation des tâches pour le remplacement de 50 sites administratifs de saisie.
L’impact est important sur la relation avec les adhérents. Le compte “Adhérents” est désormais lettré, ce que nous ne pouvions pas faire jusque-là.
De plus, l’utilitaire que nous avons développé, connecté à Qualiac, permet désormais à l’adhérent de consulter son compte sur Internet et faire apparaître à l’écran ses documents stockés dans une GED.
Et pour les collaborateurs ?
Sur certaines fonctionnalités, le travail est beaucoup plus simple qu’auparavant par suite de la suppression de différentes interfaces. Nous réalisons également des gains de productivité, mais que nous ne pouvons mesurer précisément. C’est au niveau de la qualité des informations financières que les avantages apparaissent plus évidents, notamment en disposant directement dans Qualiac des arrêtés de comptes mensuels.
Quels enseignements retirez-vous de la mise en place de l’ERP ?
Nous avons pu prendre en main rapidement la solution et développer par nous-mêmes de nouveaux écrans ou des adaptations et intégrer des contrôles. Nous avons cependant regretté des fonctionnalités limitées sur le module d’éditions. Mais globalement, c’est une belle réussite car l’équipe projet a été très disponible et le résultat a un très fort impact sur nos adhérents.
