Partage d’expérience
Avec ce projet de dématérialisation, l’établissement de santé privé d’intérêt collectif uniformise le traitement des factures et restructure son service comptable.
Dans le cadre de son projet de dématérialisation des factures, l’Institut Mutualiste Montsouris (IMM) a retenu la solution complète co-développée par l’éditeur d’ERP Qualiac et Serensia, éditeur français de solutions d’automatisation du traitement des factures et messages comptables, et son module Serensia Reader. Grâce à l’implémentation de cette solution, l’IMM (déjà client de l’ERP Qualiac) bénéficie d’un temps de traitement des factures optimisé et dès lors que ces dernières sont numérisées, les informations sont ensuite récupérées et intégrées dans le système comptable. Les rapprochements sont de surcroît faits automatiquement.
Si initialement ce projet collaboratif avait pour but une réorganisation de la facturation avec, à terme, une réduction de la facture papier qui générait beaucoup de travail administratif, il a également permis de réorganiser le référentiel désormais à jour et expurgé de ses anomalies. Patrick Bolore, DSI de l’Institut Mutualiste Montsouris, explique : « Avec ce système, nous avons consolidé notre référentiel de fournisseurs. En termes de ROI, c’est extrêmement simple : nous avons centralisé la facturation et le coût de traitement d’une facture est très nettement inférieur ».
Se conformer à la législation
Un changement de culture radical pour le service de comptabilité, qui, au-delà de l’appropriation technique d’un nouveau système, doit apprendre à gérer l’intégration automatique. La dématérialisation sera complète lorsque la facture électronique sera entièrement dématérialisée, et intégrée par le même processus. « Une fois cet objectif atteint, cela nous permettra de nous conformer à la règlementation en vigueur », précise Patrick Bolore. Cet important projet vise à intégrer prochainement et de façon progressive les bons de commande et de livraison. Claude-Emmanuel Chapelan, responsable Avant-Ventes chez Qualiac, indique : « Cette prochaine étape ne devrait pas tarder. La solution mise en place, étant basée sur un système de reconnaissance qui relie les infos, les décrypte et les utilise pour faire des requêtes directement dans la base de données du logiciel, ne demande plus que quelques ajustements avant de pouvoir scanner des bons de livraison ou de commande pour savoir s’ils correspondent à la commande initiale ».
