En tête du palmarès des risques liés aunon-archivage, le volet juridique et ses répercussions si une entreprisene peut produire les données dans la forme requise par un audit ou unjuge. Non seulement ces données doivent avoir été archivées, mais ellessont tenues de présenter des caractéristiques d'authenticité,d'intégrité et de non-répudiation qui en font des éléments de preuvevalide. La gestion globale des informations sensibles suppose en amontde s'assurer de la production des documents qui tracent les actes etengagent la responsabilité de l'entreprise. On parle alors de recordsmanagement : «il s'agit d'organiser la conservation des documents qu'onveut pouvoir réutiliser ultérieurement, autrement dit les documents quel'on archive ; il ne s'agit pas toutefois de tous les documents, lechamp du records management concerne précisément les documents de preuveet de gestion pour leur détenteur. Il ne concerne pas les archiveshistoriques», explique Marie-Anne Chabin, experte au
cabinet de conseil Archive 17. Le recordsmanagement, que l'on traduit bien souvent par archivage à vocationprobatoire voire archivage managérial, repose sur les outils fournis parune GED et un SAE, le tout validé par un cadre normatif de plus en plusinternationalisé. Si elle est correctement mise en place, cetteorganisation garantit que le document archivé n'a subi aucunemodification, ce qui nécessite des systèmes de contrôle en entrée pourenregistrer l'archive, sécuriser l'environnement et contrôlerl'intégrité des données. Car la modification des documents après leurétablissement et leur validation annule la force probante du documentarchivé. «La question est devenue préoccupante avec le numérique et lamalléabilité des données non contrôlées mais la modification du papier atoujours existé, accidentelle (désagrégation de l'encre qui rend ledocument illisible) ou malveillante (extraction ou ajout d'une piècedans un dossier pour en modifier le sens). La non-modification desdocuments tient à la fois à la qualité du support (et du format) et aucontrôle des accès en écriture après que le document ait été mis dans lesystème as a record», souligne Marie-Anne Chabin.
