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Les promesses de la dématérialisation

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Portée par des ratios économiques, organisationnels et environnementaux, la dématérialisation se positionne dans le top 3 des priorités des entreprises. Elle s’est rapidement imposée comme l’une des meilleures solutions de rationalisation de la consommation de papier. Et l’arrivée massive des multifonctions n’a fait qu’accélérer l’usage d’un scanner. Toutes les conditions sont depuis longtemps réunies pour banaliser les processus de numérisation et faire en sorte que les modes scan to file et autres scan to e-mail des MFP connaissent le même succès que la commande print. Loin de laisser présager un déclin de l’impression de documents, la dématérialisation favorise des réflexes d’optimisation. Facturation, gestion des commandes et flux monétaires sont souvent désignés pour illustrer l’intérêt de la dématérialisation avec, à la clé, une traçabilité des procédures d’envoi et de réception et une sécurisation des échanges fournie par la signature électronique.

Pour autant, il y a bien d’autres types de documents qui pourraient bénéficier de la dématérialisation dans l’entreprise. A commencer par tous ceux qui, des dossiers de travail aux courriers, archives et fonds documentaire, n’existent que dans leur version papier. La numérisation de ces documents tient alors compte de l’archivage mais aussi de la transformation et de la diffusion de l’information, que celle-ci conserve sa forme électronique ou qu’elle soit de nouveau matérialisée. Non seulement les technologies d’OCR et de LAD (Lecture Automatique de Documents) sont suffisamment mûres pour envisager un traitement serein de l’archivage, mais les données stockées peuvent être disponibles et incorporées à la demande en vue de produire des documents personnalisés, du contenu entièrement maîtrisé qui répond aux attentes des différents acteurs et interlocuteurs de l’entreprise. Les bénéfices immédiats se traduisent par de belles économies. A elle seule la facturation électronique permet d’économiser environ 50 % du coût de la facture papier. Mais c’est surtout la remise en perspective de la création et de la diffusion de l'information qui améliore le rendement des processus métiers. Les demandes viennent précisément de là : “9 projets sur 10 sont initiés par les différentes branches métiers des entreprises”, confirme Jean-Yves Bina, Business Process Consultant chez HP IPG, la division gestion des documents de HP. “Leur motivation est guidée par le besoin de résoudre des problèmes ou d’éliminer des goulets d’étranglement et leurs demandes sont transmises au département d’étude qui peut alors lancer un projet en interne d’analyses avant de rentrer dans la phase d’appel d’offres et de consultation. Autre cas, les équipes IT qui cherchent à optimiser les coûts d’infrastructure ou de gestion d’infrastructure en mettant en place des solutions qui permettent d’être plus performants”.

De fait, les clés de la réussite du projet sont à portée dès lors qu'une réflexion initiale, engagée bien en amont, photographie, cartographie et dissèque l’organisation en place. C’est la fameuse connaissance de l’existant, préalable essentiel à la mise en place d’un nouveau projet. Une étape réalisée en interne ou confiée à un tiers spécialiste et qui passe par la description des usages. Il faut pouvoir ensuite chiffrer les coûts du fonctionnement. “Il s’agit d’abord de chiffrer des actes qui ne sont pas habituellement quantifiés, typiquement le temps passé à effectuer une tâche”, explique Marc Bory. “Il faut également pouvoir identifier les informations qui se perdent ou qui se révèlent erronées suite à une saisie manuelle. Il faut être enfin capable de calculer le temps perdu. De manière concrète, lorsque, par exemple, une facture entre dans l’entreprise, il est nécessaire de savoir qui la traite, qui décide où elle va et qui la valide. Déterminer comment l’information transite et combien de temps elle reste en moyenne sur un bureau permet d’évaluer des durées et dégager des montants”. Cette prise de pouls s’effectue aux différents maillons de l'organisation de l’entreprise. Une approche qui d'ailleurs s'applique au document entrant comme au document sortant. C’est également une phase pendant laquelle doit être dressée une liste des types de documents à numériser. La qualité des documents papier disponibles est un critère particulièrement important qui détermine les choix techniques d'un scanner ou d'un multifonction.

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