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Les facteurs de motivation à la dématérialisation

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 Comme l’indique une étude réalisée par SerdaLab en 2009 auprès de 134 organisations publiques et privées, les entreprises s’engagent dans une démarche de dématérialisation avant tout pour des raisons d’efficacité opérationnelle (la simplification et l’automatisation des processus étant au coeur du projet) et non pour limiter l’impact sur l’environnement. Plus précisément, “l’amélioration du partage et de la circulation de l’information” est la principale motivation qui conduit les organisations à dématérialiser. Plus des deux tiers des organisations dématérialisent pour améliorer la traçabilité des documents. Le gain de productivité est cité par 65% des répondants. La forte culture papier (mentionnée par 68%) et la résistance au changement (citée par 54%) sont les principaux freins à la dématérialisation. Les documents comptables et financiers sont les premiers documents dématérialisés (58% des répondants), suivis par les documents techniques produits en interne (57% des répondants) et les documents commerciaux (56% des répondants). Les documents à valeur probante font partie ou vont faire partie des documents dématérialisés pour près de 80% des organisations interrogées. 83% des structures publiques dématérialisent des documents à valeur probante contre 56% des structures privées. Près de la moitié des organisations interrogées ont mis en place un système respectant la norme NF Z42-013. La direction générale est décisionnaire dans les projets de dématérialisation pour près de 80% des organisations interrogées. La direction informatique est également fortement impliquée. Elle est décisionnaire dans 42% des cas. Elle est suivie par la direction financière (29% des répondants).