Le leurre des web-mails

“En France, on archive très mal les mails”, observe Jean Marc Rietsch président de FedISA (Fédération européenne de l’ILM, du stockage et de l’archivage). “Il y a des entreprises qui décident de détruire leurs mails au bout d’un mois, ce qui évidemment est une aberration. Et il y a des entreprises qui font l’inverse, qui conservent tous leurs messages électroniques, ce qui n’est pas plus intelligent puisqu’on les archive sans qu’ils soient organisés. Entre ces deux extrêmes, il y a des sociétés qui ont mis en place un système d’archivage de mails mais qui le limite à une population VIP pour des raisons de coût. Il existe surtout une majorité d’organisations qui ne savent pas par quel bout prendre l’archivage de mails ni ne savent combien de temps archiver. Sur ce dernier point, Il n’y a pas de réponse simple dans la mesure où ce n’est pas le mail qui a une durée de conservation mais son contenu. Un mail peut véhiculer des informations financières, de production, de ressources humaines qui ont des durées de conservations différentes. Devant cette difficulté, bien des entreprises qui ne savent pas comment procéder décident de ne rien faire, ce qui favorise une gestion parallèle des mails. On assiste ainsi souvent à des situations dans lesquelles le dirigeant ne s’investit pas faute d’information, tandis que l’IT réduit le volume de stockage des boîtes e-mail et que l’utilisateur ne fait pas le ménage mais crée en revanche des .pst à outrance conservés sur le poste de travail, lui-même livré aux aléas des pannes. L’archivage des messages électroniques doit répondre à trois préoccupations, celle des utilisateurs qui ont besoin d’un système fiable, celle de l’IT qui doit résoudre un problème de place et celle des dirigeants qui ont besoin de savoir ce qu’il se passe sur leur système d’information. Les attentes et objectifs de ces trois populations ne sont pas forcément les mêmes. Aujourd’hui, l’archivage de mail tombe malheureusement dans l’escarcelle du service informatique qui se contente de fournir une gestion technique en donnant aux utilisateurs une taille de boîte aux lettres et en leur laissant faire le ménage. Mais il n’est pas question pour l’IT de s’occuper des problèmes juridiques… Une majorité d’organisations fonctionne encore aujourd’hui avec cette approche, alors qu’elle ne répond qu’à une problématique minime du mail. Cela incite un certain nombre d’entreprises à faire appel à des services du type Gmail où la vision est unilatérale, c’est-à-dire uniquement technique sans prendre en compte tout ce qui concerne le volet légal. Or, juridiquement, on ne peut pas aujourd’hui envoyer certaines informations hors de France et d’Europe. On n’attire pas suffisamment l’attention sur le fait que lorsqu’on contractualise avec un web mail étranger on est d’une certaine façon en infraction. De plus, il n’y a dans ce type de service aucune notion d’archivage à valeur probante, aucun engagement de réversibilité ni de confidentialité”.