Laurent Berns, président de la division DMS de Macro4, voit 4 grandes étapes dans le cycle de vie d’un document.
- “La collecte des données. A la base, un document est composé de données collectées, via des applicatifs métiers et/ou des applications bureautiques, de content management, de messagerie, etc. Cette première étape est fondamentale car elle valide l’intérêt et donc l’utilisation d’un document.
- La création du document. Basé sur un ensemble de données, le document va se construire. A ce stade, une étape de composition peut intervenir pour associer des caractéristiques propres à l’identité de l’entreprise (logos, charte graphique, etc.) ou pour enrichir un document standard avec un message marketing personnalisé.
- La diffusion. Le document existe en tant que tel, il faut donc maintenant le distribuer au sein de l’entreprise et en dehors de l’entreprise vers les acteurs concernés. Durant cette étape, le document a un réel intérêt pour le processus métier sous-jacent. Sans le document, le processus ne présente qu’assez peu d’intérêt. C’est l’une des premières questions à se poser pour estimer la criticité du document. Parmi les moyens de diffuser un document, l’envoi par fax et par mail ou la publication sur le Web.
- L’archivage. C’est la fin théorique dans le cycle de vie du document. Le processus métier sous-jacent principal est terminé, mais le document peut être encore utile pour d’autres processus. Pour une réutilisation performante, il est indispensable d’identifier une durée de rétention, une fréquence d’accès et un nombre d’utilisateurs concernés par la recherche. Ce processus d’archivage doit pouvoir répondre à plusieurs types de contraintes qui ne sont pas forcément compatibles entre elles : contraintes légales, contraintes de durée, contraintes liées à la volumétrie, contraintes d’accès, contraintes de confidentialité”.
