Indexer, automatiser…

En attendant, le document n’échappe pas au fameux modèle à trois composantes. “La capture, la gestion et la restitution constituent les principaux niveaux d’intervention sur un document”, confirme Jean-Pierre Blanger, Directeur Business Development chez Ricoh. Parfait terreau pour semer des graines « d’intelligence », la phase de numérisation est déterminante. Notamment pour ajouter au moment du scan une fonction d’indexation, essentielle à l’aiguillage des documents vers des bases de données relationnelles ou des systèmes de GED. Pour automatiser ensuite les traitements permettant la numérisation par lot, l’identification de l’architecture des documents et la récupération de méta données. Mettre en place, par exemple, des systèmes de reconnaissance de type code barre et leur associer des modules d’OCR pleine page. Dans cette démarche globale, calquée sur la politique maison et étroitement liée à la gestion des processus de l’entreprise, les MFP occupent une place importante. Ces appareils se posent désormais en outils de capture et de restitution de l’information non structurée dans une organisation. Ils sont devenus une composante essentielle du système d’information moderne. Le MFP doit toutefois être suffisamment souple et sécurisé pour faciliter l’identification des utilisateurs à travers les annuaires réseau de l’entreprise et permettre un accès à leur messagerie ou leurs dossiers personnels. Le multifonction est également un moyen de développer des technologies et des services qui améliorent la productivité dans l’entreprise dans le traitement du document voire dans la gestion de la connaissance d’une situation d’activité entrepreneuriale. Parallèlement, tous les concepteurs de solutions d’impression proposent des familles de logiciels plus ou moins sophistiqués permettant d’assurer le routage et le suivi de documents. Reste à savoir quel traitement intelligent se cache derrière les interfaces et les serveurs qui gèrent les multifonctions. Pour ce qui est du document, cette intelligence repose sur les deux standards XML et PDF dont l’utilisation conjointe permet de distinguer le support du contenu et d’appliquer différents niveaux de sécurité et d’accessibilité.