Enrichir le potentiel fonctionnel du MFP

MFP et scanner réseau sont donc deux solutions totalement complémentaires, le multifonction conservant une capacité d’usage assez large, à condition qu’il sache au moins dématérialiser vers un disque partagé ou permettre des opérations d'indexation à partir de son écran tactile. On peut en outre enrichir le potentiel fonctionnel du MFP en lui ajoutant des applications de supervision (tracking et comptabilisation des utilisateurs) et d’authentification. Mais il n’est pas rare de devoir recourir à des solutions logicielles supplémentaires pour dématérialiser avec un MFP. “Mécaniquement, le dispositif de numérisation d’un multifonction permet de dématérialiser du document papier sous forme de feuille volante via le chargeur de document ou tout document relié via la vitre d’exposition”, rappelle Daniel Mathieu “D’un point de vue logiciel, les capacités d’acheminement, de traitement et de gestion du document sont également sommaires ou réduites à des fonctions couvrant des besoins. Dès lors qu’on souhaite aller plus loin, comme disposer d’écrans conversationnels sur l’écran tactile du système multifonction, le recours au logiciel devient indispensable. On peut alors accéder à un ensemble de fonctions chargées en local sur le système ou dialoguer dynamiquement avec un serveur documentaire qui donne accès à des fonctions de numérisation évoluées sur MFP : prévisualiser son document, appliquer un format de conversion particulier, affecter un nom en clair à un document sur la base d’une liste déroulante, indexer en semi-auto ou en automatique son document pour un classement et une recherche ultérieure plus aisée ou encore choisir une destination sont autant d’actions et de manipulations qui ne peuvent être rendues possibles que par l’utilisation de logiciels complémentaires”. Qui plus est, lorsque les documents numérisés sont destinés à alimenter en quasi temps réel différents systèmes dans l’entreprise. Comptabilité, ECM, CRM, services financiers, logistique sont quelques exemples de départements pour lesquels il est nécessaire d’installer une passerelle permettant le dialogue avec le multifonction. Il s’agit de ces fameux connecteurs, qui fournissent au MFP une liaison directe aux applications centrales pour alimenter des workflows particuliers. Ces solutions prennent entièrement en charge la gestion du document depuis sa capture sur le multifonction jusqu’à son routage vers les silos d’informations de l’entreprise, dans des bases de données relationnelles, avec une interaction bidirectionnelle entre le MFP et les applications métiers client. “C'est dans ce cas qu'on utilise toute la puissance de l'infrastructure distribuée d'impression/scannérisation pour rendre l'entreprise et ses métiers plus productifs”, souligne Florent Bavoux, Directeur Général Europe du Sud de Perceptive Software. Pour Patrick Bensemhoun, Directeur Marketing Services de Xerox, “les processus de dématérialisation peuvent recouvrir plusieurs typologies de besoins et de solutions. Nous pouvons distinguer principalement deux grands types de documents à dématérialiser : d’une part les courriers entrants pouvant faire lien avec des fonctions de gestion de la relation client, et d’autre part des documents administratifs et financiers pouvant faire lien avec des outils de gestion de la relation fournisseurs. Dans les deux cas, des solutions matérielles et logicielles spécifiques doivent être mises en oeuvre en complément d’un équipement multifonctions qui assurera principalement la capture d’images qui devront ensuite être traitées au travers de logiciels de RAD et de LAD permettant ainsi une reconnaissance et une extraction automatisée des informations. Une intégration avec la base de données clients et/ou fournisseurs permettra d’assurer des fonctions de contrôle fraude, de complétude ou notamment de vidéo-codage pour les contenus non reconnus en automatique. De façon générale, l’outil multifonction permettra d’assurer des opérations de dématérialisation sur des volumes relativement faibles et généralement au fil de l’eau mais celui-ci pourra être intégré dans une architecture plus globale en liaison avec des plateformes de dématérialisation industrielle”.