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DIGIPOSTE prend en charge les documents RH d'Acadomia

Sonia Rabathaly, Directrice Administration du Personnel du spécialiste des services éducatifs Acadomia, explique comment son entreprise a adopté les services de DIGIPOSTE.

> Depuis combien de temps et dans quel contexte utilisez-vous DIGIPOSTE chez Acadomia ?

DIGIPOSTE est en place chez nous depuis 6 mois maintenant. Dans une démarche globale de modernisation de sa communication auprès des salariés,Acadomia a souhaité proposer à ses collaborateurs un nouveau mode de réception et de stockage, à travers la dématérialisation des documents RH. Nous avons rapidement maîtrisé le transfert des bulletins de paie et nous travaillons progressivement à l’intégration des documents les plus courants comme des notes aux salariés, des courriers de changement de situation, des attestations d’employeurs diverses.

> Quels sont les bénéfices de la solution pour Acadomia ?

Il y a d’abord la réduction importante du délai de réactivité du service RH. La solution a ensuite mis fin aux problèmes d’adresses mal enregistrées. Enfin, on a observé un changement notable de relation avec le service RH : le salarié est plus responsabilisé sur la gestion de ses documents personnels. D’une façon globale, l’employeur a l’assurance que l’archivage est fidèle à l’envoi des bulletins. Il bénéficie aussi d’une meilleure gestion documentaire en cas de contrôle, d’un suivi facilité des données traitées grâce aux états fournis par DIGIPOSTE et d’un gain de temps au niveau de la manipulation papier. Enfin, on constate aussi un gain au niveau du coût global de traitement de l’administration du personnel, tant au niveau de l’usage de consommables qu’au niveau des frais d’expédition.

> Quelles contraintes avezvous rencontrées dans la mise en oeuvre de la solution ?

Il a fallu gérer la structure complexe de l’organisation RH d’Acadomia afin que les salariés du groupe soient servis de façon uniforme. La Poste a été très présente pendant la réflexion et l’établissement du cahier des charges. Nous devions notamment parvenir à générer des traitements communs tout en gardant l’autonomie de chaque entité dans la facturation et associer dématérialisation et expédition traditionnelle, sans donner davantage de travail au service RH. Il a fallu aussi mettre en place une petite hotline pour encourager les salariés intéressés. Le taux d’adhésion actuel de 35% est satisfaisant.