Ainsi faut-il commencer par définir lespolitiques de gouvernance de l'information, puis formaliser le programmede gouvernance, pour ensuite mettre en œuvre une plateforme degouvernance, afin d'automatiser l'application des politiques et enmesurer les résultats et les coûts.
Les politiques sont définies en fonction desobjectifs de l'entreprise en matière d'actif informationnel : sécurité,confidentialité, protection des données personnelles, migration ducontenu, conservation et destruction, règles juridiques à respecter.Elles sont formalisées à travers un programme à déployer par étapesselon les objectifs fixés. Il est placé sous la responsabilité d'uncomité de pilotage, qui prend en compte à la fois les réglementations,les contraintes métier, la stratégie de l'entreprise et les meilleurespratiques. Ce programme est appliqué par des administrateurs locaux dansles différentes entités de l'entreprise.Cette application nécessite uneautomatisation en raison des volumes et de la complexité desinfrastructures. Ceci requiert une gestion de la donnée d'abord «surplace» autant que possible puis «en mouvement», déclenchée par lespolitiques le moment venu ; elle permet d'éviter les migrationscoûteuses et peu productives et à l'utilisateur métier de rester dansson environnement naturel. Par exemple, une information reste dansMicrosoft SharePoint tant qu'elle est utilisée, puis elle est déplacée àterme dans un endroit plus approprié, la plateforme d'archivage. Cecipermettra de réduire les coûts de destruction, les doublons ou lestockage de données ne servant plus à rien. Le cycle de vie del'information est synchronisé avec les événements et processus métier.Jean Mourain précise : «Ces principes sont adaptables à l'environnementde chaque entreprise. Il y a en tout cas des gains à faire, face à uncoût raisonnable, notamment avec l'Information Governance as a Service(iGaaS), ou la gouvernance de l'information comme service partagé, pourune application plus simple de la gouvernance à tous les processus, avecle Cloud comme vecteur.»
