Bien gérer son capital informationnel, un défi à relever (suite)

PSA Peugeot Citroën se veutpragmatique

PSA Peugeot Citroën, second constructeurautomobile européen, avec 55,4 milliards d'euros de chiffre d'affairesen 2012, met en place depuis 2007 une démarche de gestion organisée desdocuments d'archives, avec pour objectif la maîtrise des règles declassement et de conservation des documents. Yves Sarazin, chef deprojet du système d'archivage entreprise du groupe français, souligne :«Les exigences légales et le risque de contentieux s'accroissant, lesarchives pour preuve sont d'autant plus nécessaires. Ensuite, lesréorganisations et l'évolution technique accélérée exigent une plusgrande traçabilité des archives métier. Enfin, la croissance des donnéesnumériques est exponentielle.» Son service comprend une dizaine depersonnes rattachées à la direction juridique, preuve de l'importance dece service à la fois IT, logistique et juridique.

Le Système d'Archivage Entreprise du groupefrançais compte trois couches : un référentiel de conservation (règleset durées de conservation au sein d'un plan de classement), lesdocuments «vivants», gérés et accessibles, et le stockage des archives,informatique et papier. «Les règles de conservation concernentl'ensemble du groupe, et leur mise en œuvre se fait via un réseau deréférents qui les font vivre dans les différentes directions,» indiqueY. Sarazin.

Ce système d'archivage repose depuis début 2012sur la plateforme de gouvernance de l'information RSD Glass, choisie endécembre 2010. «Nous souhaitions une solution clé en main, remarque YvesSarazin. De plus, les tableaux de bord sont très pratiques. Néanmoins,nous avons d'abord dû convaincre tant la direction générale que lamaîtrise d'œuvre de la nécessité du projet.» Trois périmètres sont pourl'instant concernés : les processus liés à l'archivage papier depuisjanvier 2012, les documents numériques issus d'un nouveau systèmelogistique, avec pour pilote l'usine russe de Kaluga depuis mars 2012,et des documents de type bureautique comme le dossier de sécuritévéhicule, les preuves de la bonne conception depuis mars 2013.

A fin mars 2013, 166 familles de documents sontarchivées. La plateforme traite 150 000 documents par mois (facturationvéhicule neufs, documents de la logistique usine de Kaluga). A noter, leconstructeur a vendu en 2012, 2.96 millions de véhicules dans le monde,et doit gérer au total cinq fois plus de factures, à cause de la cascaded'entités, depuis le groupe jusqu'au concessionnaire.

Yves Sarazin poursuit : «Notre démarche estpragmatique. L'utilisateur doit s'y retrouver dans l'arborescence. Pourchaque famille de document, nous avons défini, de façon justifiée, quelest l'élément déclencheur de l'archivage du document, sa durée deconservation, et l'action de sortie à mettre en œuvre (par exemple :destruction automatique). Les utilisateurs sont contents de pouvoirrapidement retrouver le document qu'ils recherchent.»