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2 L'envol du bulletin de paie électronique

La mise en œuvre de la facturation électronique maîtrisée, les procédés ont contribué à favoriser d'autres usages de la dématérialisation. Bien des entreprises ont commencé à considérer que tout ce qui était envoyé par courrier pouvait l'être sous forme électronique. Pour des raisons économiques, la plupart des réticences sont tombées, étendant les traitements à d'autres documents, notamment les bons de commandes et les données concernant les ressources humaines. C'est dans ce contexte qu'en 2012 la dématérialisation du bulletin de paie a amorcé sa croissance. Celle-ci devrait se poursuivre cette année à un rythme multiplié par deux voire trois, prédisent les observateurs du marché. Pour autant, la perception du bénéfice d'une version numérique du bulletin de salaire est loin d'être évidente, surtout pour le salarié, qui encore aujourd'hui se montre réticent. Non pas pour des problèmes de confidentialité, que le numérique devrait au contraire contribuer à renforcer, mais plutôt pour la conservation des documents sur une période de plusieurs dizaines d'années. Sur ce plan, les écueils sont plus d'ordre organisationnel que technique. Il faut notamment anticiper les changements d'employeurs qui accompagnent la vie d'un salarié en optant pour un prestataire externe qui se chargera à la fois de distribuer les bulletins de salaire et de les conserver à travers une relation contractuelle engagée avec le salarié et indépendante de l'employeur. Autrement dit, c'est à l'entreprise d'assurer le coût de l'acheminement et de la conservation de ces documents pour chacun de ses collaborateurs, même lorsque ceux-ci quittent l'entreprise. Les plateformes de dématérialisation récupérant les flux de paie vont elles aussi logiquement se multiplier. Elles fournissent aux salariés toutes les garanties d'accès à leurs bulletins, dans l'espace qui leur est réservé à l'abri d'un coffre-fort numérique, la conservation longue durée étant confiée à un tiers archiveur. En cas de défaillance du prestataire exploitant la plateforme, le tiers archiveur s'engage à restituer tous les documents à son propriétaire. Le parcours des documents a si bien été rôdé en 2012 que les éditeurs de logiciels de paie, qui auraient pu mettre en avant une prestation de stockage en mode SaaS, n'ont même pas voulu s'y inviter. Dans tous les cas, la tendance ne devrait pas s'inverser. Au contraire, le recours à l'espace de stockage pour y placer d'autres documents que la fiche de paie va sans aucun doute se généraliser, pour la plus grande satisfaction des tiers archiveurs.