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AbyssWorld automatise la gestion des paiements des acomptes et des soldes

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AbyssWorld, un tour operator spécialisé dans les séjours de plongée sous-marine, a optimisé le suivi des règlements de ses clients. A la clé : gain de temps et traçabilité.

AbyssWorld propose des destinations paradisiaques pour les amateurs de plongée en s’appuyant sur une quarantaine de collaborateurs répartis dans le monde. Le siège d’AbyssWorld compte quatre salariés dont le rôle essentiel repose sur l’organisation sur-mesure du séjour. En ce qui concerne le paiement, la clientèle verse un acompte au moment de la réservation, le solde étant réglé 60 jours avant le départ. La plupart des réservations se faisant par téléphone, c’est une activité qui demande un suivi personnalisé. Or, réalisés manuellement, la gestion et le suivi des paiements se sont vite révélés fastidieux et chronophages, voire source d’oublis, notamment au niveau des relances.

« Nos équipes étaient monopolisées sur les tâches à faible valeur ajoutée, au détriment du temps passé auprès de nos clients ou à la création de nouveaux voyages », explique Christophe Paul, directeur d’AbyssWorld. « Nous avions besoin d’une solution qui nous permette d’automatiser sérieusement la gestion des paiements des acomptes et des soldes

La société n’avait pas de cahier des charges particulier mais quelques critères importants : une prise en main rapide et la capacité de la solution à s’adapter au parcours client défini en interne. C’est au salon du e-business de Genève, en 2014, qu’AbyssWorld découvre CentralPay SmartLink, un lien de paiement en ligne proposé par NordPay Financial, spécialiste du paiement en ligne.

Une implémentation rapide

Séduite par la simplicité d’usage de la solution, la société choisit de connecter SmartLink à son système d’information. « En quelques dizaines de minutes, nous avons dressé nos scénarios de paiement et de relance, et paramétré nos messages ». Les relances sont programmées 7 jours après les dates de versement d’acomptes et de soldes. Le lien de paiement, envoyé par email ou SMS, est accompagné d’un message personnalisé, aux couleurs de la société.

Le client reste libre de choisir son mode de paiement. En cas de paiement par chèque ou espèces, les collaborateurs AbyssWorld n’ont plus qu’à entrer les informations sur la plateforme SaaS SmartLink afin de compléter le dossier et d’en suivre les évolutions. A la demande d’AbyssWorld, la solution a fait l’objet de développements supplémentaires spécifiques, comme l’envoi automatisé de rapports à un rythme hebdomadaire.

Un gain de temps et une image renforcée

La société a gagné en efficacité dans le traitement des demandes de paiement par carte bancaire, en automatisant ses envois et relances. « C’est un outil incroyable en termes de gain de temps », s’enthousiasme Christophe Paul. « Une fois les dates d’envoi des emails déterminées et paramétrées, nous n’avons plus besoin d’y revenir. SmartLink a permis de se libérer l’esprit de ces contingences. »

Au-delà du gain de temps, toute l’image de l’entreprise s’en trouve renforcée. Parcours client clair et transparent, paiement sécurisé, traçabilité des encaissements, gestion professionnelle des droits et des identités, et rapports d’activité hebdomadaires automatisés.

Auteur : Juliette Paoli

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