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Abandonner le papier ? Hors de portée pour la plupart des entreprises

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Dématérialisation des processus métiers : une étude de Xerox nommée « La digitalisation au travail » met en lumière que si l’entreprise numérique est en marche, les discours prévalent encore sur les actes.

D’après les responsables informatiques sondés par l’étude au sein de grandes entreprises d’Amérique du Nord et d’Europe de l’Ouest, 9 % seulement des processus métiers clés continueront d’être traités sur papier dans les deux prochaines années… Un idéal, car dans la réalité plus de la moitié (55 %) des répondants admettent que les processus de leur entreprise demeurent largement, voire entièrement, basés sur le papier – il faut d’ailleurs remarquer que le secteur de la finance est le plus en retard (62 % contre 55 % pour le secteur public). Et près d’un tiers (29 %) communiquent encore avec leurs clients finaux par courrier, plutôt que par e-mail ou via les réseaux sociaux.

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En outre, 40 % n’ont pas encore mis en œuvre de solutions pour leurs collaborateurs nomades, 47 % n’ont pas encore ajouté ou optimisé de services Cloud et 45 % n’ont pas encore intégré ou optimisé les capacités d’analyse prédictive via le Big Data.

Quels seraient les avantages de la dématérialisation ?

41 % des sondés s’accordent sur le fait que la transition vers des flux de travail numériques permettrait de réduire les coûts organisationnels, de gagner en agilité (29 %), d’augmenter la productivité (28 %) et de sécuriser les documents (25%). 87 % d’entre eux semblent disposer des compétences nécessaires pour mener à bien cette transition.

Compta et relation client à automatiser en premier

Près des trois quarts des personnes interrogées estiment avoir déjà identifié les procédures les plus à même d’être automatisées au sein de l’entreprise. Ainsi, les fonctions s’y prêtant le mieux sont la comptabilité (38 %), les notes de frais (37 %), les créances (36 %) et la relation client (35 %).

Pour numériser les processus papier, encore faut-il analyser les habitudes d’impression dans l’entreprise. L’étude montre que si 90 % des sondés indiquent posséder les bons outils pour cela (comptage des pages, distinction entre impression noir et blanc et couleurs…), ils ne sont que 45 % à les utiliser pleinement. « La plupart des documents commencent leur vie sur un ordinateur, une tablette, un smartphone – appareils qui offrent un partage et un stockage faciles. Pourquoi les imprimerait-on ? Et pourtant, c’est le cas. Les grandes entreprises impriment des centaines de millions de pages chaque année. Comment espérer dépasser les barrières d’une organisation papier si l’on ne comprend pas d’où, quand et pourquoi se produisent toutes ces impressions ? » s’interroge l’étude.

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Au cours du second semestre 2015, Coleman Parkes Research a interrogé pour Xerox 600 décideurs et influenceurs du secteur informatique issus d’entreprises basées aux Etats-Unis, au Canada, et en Europe de l’Ouest (Benelux, France, Allemagne, Royaume-Uni). L’ensemble des personnes interrogées occupent des postes à hautes responsabilités dans le domaine des technologies digitales, que ce soit au niveau stratégique, solutions et infrastructure. Les secteurs d’activités couverts par cette étude sont le secteur public, les services financiers et institutionnels des entreprises.

Auteur : Juliette Paoli

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